L’employeur peut avoir accès aux fichiers informatiques non identifiés comme personnels par le salarié, qui ne peut transférer sur sa messagerie personnelle des mails professionnels confidentiels.
Régulièrement, les tribunaux ont à statuer d’affaires mettant en cause l’utilisation des outils informatiques mis à disposition des salariés par l’employeur et à fixer des limites afin de protéger les droits des parties, équilibre difficile à réaliser ! Les fichiers informatiques créés par le salarié sur l’ordinateur professionnel sont présumés être professionnels et l’employeur peut les ouvrir en l’absence du salarié, sauf si ce dernier les a identifiés comme personnels. Pour ce faire, il faut être très explicite : il avait déjà été jugé qu’un fichier désigné par les initiales du prénom du salarié n’est pas personnel (Cass. soc. 21 octobre 2009, n° 07-43877) et que le fichier nommé « mes documents » ne l’est pas plus (Cass. soc. 12 mai 2012, n° 11-13884). Il faut privilégier des appellations très claires comme “dossier personnel”, ”document privé”… Il est d’ailleurs préférable de ne pas garder de fichier personnel sur l’ordinateur mis à disposition par l’employeur, car ce dernier peut quand même accéder à ces dossiers mais en présence du salarié, sauf risque ou événement particulier. En pratique, les salariés envoient sur leur messagerie personnelle les documents qu’ils veulent conserver et effacent toute trace de ceux-ci sur l’ordinateur professionnel. Mais ils ne sont pas autorisés à y transférer tous les documents qu’ils souhaitent, cela pouvant être assimilé à un vol, comme en témoigne une affaire récente où le salarié, sachant qu’il allait être licencié, avait transféré sur sa messagerie personnelle 261 mails professionnels comprenant des pièces jointes, dont certaines étaient qualifiées de confidentielles. Le salarié a eu beau argumenter en disant que ces documents étaient nécessaires à sa défense, en raison du contentieux qu’il avait avec l’employeur, il n’a pu le justifier et, ayant considéré qu’il avait violé l’obligation de confidentialité prévue par son contrat de travail, la cour a décidé qu’il s’agissait d’un vol et que la faute grave était justifiée (cour d’appel de Bordeaux, 27 mars 2012, n° 10/06433).
