Un décret précise les modalités pratiques de cette nouvelle fiche, dont le principe avait été posé par la loi sur les retraites de novembre 2010. Elle est obligatoire dès lors que le salarié est exposé à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels liés à des contraintes physiques marquées, à un environnement physique agressif ou à certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur sa santé. Cela vise de nombreux cas, comme par exemple les salariés travaillant la nuit, ceux qui ont des postures pénibles, font de la manutention manuelle de charges… Il faut donc se référer aux risques cités par le décret et, en cas de doute, il est conseillé de solliciter le médecin du travail pour savoir si les salariés sont concernés. La fiche devra mentionner les conditions de pénibilité auxquelles le travailleur est exposé, la période durant laquelle cette exposition est survenue ainsi que les mesures de prévention mises en œuvre pour faire disparaître ou réduire ces facteurs durant cette période. Un modèle de fiche est présenté par un arrêté du 31 janvier 2012.

Cette fiche pénibilité vient compléter le document de sécurité ; une jurisprudence récente sur ce document est d’ailleurs transposable à cette fiche : il « ne doit pas être un simple document de forme, mais il doit retranscrire l’ensemble des risques susceptibles d’exister au sein de l’entreprise et l’évaluation doit être faite par des personnes formées et compétentes », ce qui n’était pas le cas dans l’affaire jugée (Cass. crim. 25 octobre 2011, n° 10-82133). La rédaction de ces deux documents ne doit pas être prise à la légère, car l’employeur pourra être condamné à payer une amende et à indemniser le salarié en raison d’un manquement à son obligation de sécurité.

Enfin, cette nouvelle obligation, qui concerne toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, s’ajoute aux accords ou aux plans de prévention qui s’imposent à elles ou aux groupes d’au moins 50 salariés, qui emploient au moins 50 % de salariés exposés à des facteurs de pénibilité.