A peine nommé à la tête des RH de Gifi, en 2009, Thierry Boukhari s’attaque à la dématérialisation des entretiens individuels de ses 2 200 salariés. La mise en place d’un module de gestion électronique constitue alors un chantier prioritaire aux yeux du DRH : « Auparavant, les comptes rendus sur papier étaient seulement classés dans le dossier des salariés. Ils ne faisaient pas l’objet d’une analyse statistique et n’étaient pas forcément pris en compte dans le plan des besoins de formation, explique-t-il. Je me suis donc mis à la place des chefs de service qui ne voyaient pas l’intérêt de ce rendez-vous annuel. »

Le responsable lance alors un projet au long cours : il faudra plus d’un an de travail pour insérer cette nouvelle brique dans le récent portail RH du distributeur (lire Entreprise & Carrières n° 952).

Côté technique, Cegid, l’éditeur du SIRH installé chez Gifi, a mis au point le workflow, c’est-à-dire le processus de gestion électronique des entretiens. En parallèle, le service des RH de l’entreprise a mené une refonte totale des fiches métiers du référentiel des compétences de l’entreprise, lequel a ensuite été intégré dans l’outil de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Le module aujourd’hui opérationnel automatise les étapes de l’entretien. Le principe ? Primo, le manager envoie les invitations, via le workflow, à ses collaborateurs. Une fois que ces derniers ont accepté leur rendez-vous, le logiciel crée le questionnaire à remplir au format Excel. Après l’entretien, ce document est réinjecté dans l’outil informatique. Si les deux parties sont d’accord, le système leur propose de signer électroniquement le document, c’est-à-dire de le valider. La plate-forme informatique évite aux salariés la ressaisie d’informations redondantes.

Le département des RH, quant à lui, traite les données beaucoup plus facilement. Il dispose de tableaux de bord qui fournissent une traçabilité des entretiens et une visibilité précise sur l’avancement des campagnes. Exemple : un indicateur permet de connaître le nombre de collaborateurs n’ayant pas signé leur compte rendu et, partant, d’enclencher les relances ou les mesures correctives. « L’outil nous permet d’identifier plus facilement les compétences et nous aide à élaborer notre plan de formation et de mobilité interne », relève Thierry Boukhari. La plate-forme accélère la réalisation des campagnes et permet ainsi de coller au timing des planifications des actions de formation.

Auparavant, la lenteur des modes opératoires rendait en effet les données inexploitables : les plans de formation étaient bouclés bien avant la fin de la collecte des documents dans les 150 magasins du groupe et leur traitement en central par les RH.

Les taux de retour des entretiens ne dépassaient d’ailleurs pas 40 %. Un chiffre tellement insatisfaisant pour le DRH qu’aucune campagne n’a été menée pendant la mise en place du logiciel. Thierry Boukhari, qui ne voulait pas d’une « usine à gaz », dispose maintenant à l’en croire d’un programme simple à utiliser et bien accueilli par les cadres. Pour preuve : « Le taux de retour atteint aujourd’hui 70 %, et nous prévoyons d’arriver à 90 % cette année. Le taux de traitement des entretiens est désormais de 100 %, contre seulement 30 % auparavant. C’est exceptionnel ! », lance-t-il.

Dernier motif de satisfaction, l’informatisation des entretiens a permis de redorer l’image du département des RH : « Grâce à la dématérialisation, nous ne sommes plus perçus comme des gestionnaires administratifs mais comme un service réactif et attractif », conclut le responsable.