LES PROCESSUS RH de plus en plus couverts par l’informatique
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Où en sont les entreprises dans le développement et l’utilisation de leur système d’information RH (SIRH) ? La quatrième édition du benchmark SIRH du cabinet conseil Danaé* dresse un état des lieux du taux d’équipement des entreprises et des outils et fonctions les plus utilisées.

Depuis la première édition en 2006, la couverture informatique s’est étendue à un nombre croissant de processus RH. Selon l’étude, qui a rassemblé cette année 74 entreprises de 4 000 salariés en moyenne, les SIRH représentent un réel intérêt pour la fonction RH, en termes de fiabilité des données et de gains de productivité. Par ailleurs, la dématérialisation et l’internationalisation du SIRH sont au cœur des projets des entreprises.

« L’enjeu de cette étude comparative est de répondre aux interrogations de responsables SIRH, seuls dans leur entreprise, qui veulent avoir une vue d’ensemble et pouvoir se positionner par rapport aux pratiques des autres entreprises du panel », indique Gérard Piétrement, fondateur du cabinet Danaé et du cercle SIRH. « Cela les aide à établir des priorités d’équipement, à argumenter pour demander tel ou tel outil », ajoute Éric Carpentier, responsable SIRH de Grandvision et membre du comité de pilotage. Les questionnaires, très complets, ont été élaborés puis traités par un comité de pilotage composé d’experts et de responsables SIRH de grandes entreprises.

De plus en plus de modules intégrés et en self-service

Quels types d’outils choisir pour quelle fonction ? Généralement, les grandes fonctionnalités RH sont couvertes par trois ou quatre modules d’un outil intégré, dit “généraliste”. Il s’agit le plus souvent de la paye, de la gestion du personnel et de la gestion des temps, le cœur « historique » du SIRH.

Depuis cette année, de plus en plus d’entreprises intègrent à cet outil des modules de formation et de gestion des compétences. « C’est nouveau, car, jusqu’ici, ces domaines étaient traités par des logiciels à part, vendus par des petits éditeurs spécialisés, indique Linda Groult, consultante au cabinet Danaé. Or aujourd’hui, les grands éditeurs généralistes se mettent à proposer des modules fonctionnels directement intégrés à un ERP-RH. »

« L’intérêt est de pouvoir proposer un libre accès pour les salariés qui peuvent, à partir du même outil, déclarer leur temps de travail, s’inscrire à une formation, avec un circuit de validation automatique par la hiérarchie », explique Éric Carpentier. Le compte rendu des entretiens d’évaluation est désormais très souvent rédigé sur cet outil en libre accès par le manager et le salarié.

En revanche, dans les domaines du recrutement et du reporting, les logiciels spécialisés, non intégrés au SIRH, demeurent les plus utilisés et les plus performants. Pour les analyses de rémunération ou de budget de la masse salariale, il n’existe pas de modules intégrés et assez peu de logiciels spécialisés : « Ils sont souvent complexes et coûteux, et pas toujours compatibles avec l’outil de paye. Les entreprises leur préfèrent souvent les outils bureautiques classiques comme Excel, plus simples d’utilisation », explique Grégory Foulon, directeur SIRH de Bouygues Construction et membre du comité de pilotage.

Les fonctionnalités les plus utilisées dans chaque domaine

Le degré d’équipement des entreprises va de 100 % pour les outils de gestion de la paye, domaine historique du SIRH, à 35 % pour la gestion du budget de la masse salariale (voir le graphique ci-contre).

Formation : sans surprise par rapport aux années précédentes, les modules les plus utilisés sont ceux qui répondent à un besoin administratif lié à des obligations légales : gestion des plans de formation, gestion des coûts, du DIF et déclaration 2483. À l’inverse, les modules orientés vers l’analyse – suivi des évaluations de formations, reporting pour savoir où on en est dans le plan de formation – sont peu utilisés.

Recrutement : les entreprise, qui en 2009 utilisaient le logiciel de recrutement avant tout pour gérer les mobilités internes, utilisent désormais beaucoup plus les fonctionnalités de recrutement externes comme la liste des offres et le dépôt de candidatures en ligne.

Gestion des compétences : le logiciel sert essentiellement pour le traitement des entretiens annuels individuels, et très peu pour l’élaboration de plans de carrière ou de plans de succession, qui ne sont pas toujours une priorité pour l’entreprise.

Rémunération et reporting : pas d’évolution notoire, les fonctionnalités les plus utilisées sont toujours les revues de salaire, bonus individuels et participation, ainsi que le calcul des effectifs et du bilan social.

Axes de développement

Le déploiement des outils à l’international augmente chaque année, en particulier dans les domaines du reporting (32 %) et de la gestion des compétences (29 %). « Cela permet de connaître les effectifs et compétences présents dans chaque pays et de gérer la mobilité des cadres et hauts potentiels », souligne Grégory Foulon. En revanche, l’outil de recrutement est encore peu utilisé à l’étranger (19 %) et la paye a vocation à être traitée localement.

L’externalisation est une autre tendance qui se confirme, mais elle concerne souvent une partie seulement d’un processus (hébergement de machines) et surtout des tâches à faible valeur ajoutée, comme la gestion de la paye (74 %). Quant à la dématérialisation du bulletin de paye, elle reste en projet : « Il y a encore très peu d’offres sur le marché et des aspects juridiques à régler, explique Linda Groult ; les entreprises ont déjà mis en place la dématérialisation du bulletin de paye côté employeur. »

Apports du système d’information RH

Interrogées pour la première fois sur ce que ces outils informatiques apportent à la fonction RH, les entreprises mentionnent avant tout la fiabilité des données (70 %), puis les gains de productivité (63 %) suivis de la concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (58 %) (voir graphique ci-contre).

« Les SIRH apportent une réponse à la complexité croissante et aux obligations nouvelles qui incombent aux employeurs, indique Éric Carpentier, par exemple, la gestion du DIF est très complexe et génère une énorme quantité de travail pour les services formation, le SIRH leur permet un gain de temps extraordinaire. »

Les autres avantages perçus par les entreprises sont la réduction des coûts, l’implication des salariés et l’amélioration de la performance RH. « Il ne faut pas toujours s’attendre à une réduction des coûts, car les outils sont chers, souligne Grégory Foulon. En revanche, le SIRH permet de structurer l’information, d’asseoir des processus, d’automatiser des procédures, ce qui souvent améliore la performance RH, ajoute-t-il, le SIRH n’est qu’un complément d’une politique RH. »

* En lien avec cette étude, le cabinet Danaé et le cercle SIRH viennent de publier un livre intitulé : Le SIRH, enjeux, projets et bonnes pratiques, aux éditions Vuibert.

L’ESSENTIEL

1 Le benchmark SIRH du cabinet Danaé montre que les grandes fonctionnalités RH sont le plus souvent couvertes par trois ou quatre modules d’un outil intégré.

2 De plus en plus, les salariés et les managers ont accès aux outils en self-service.

3 La tendance à l’externalisation se confirme, surtout sur des tâches à faible valeur ajoutée.