Les données du problème ? Une mosaïque d’outils RH vieillissants qui ne correspondaient plus aux besoins. Une situation classique qui, fin 2009, a amené Bruneau (730 collaborateurs) à se mettre en quête d’un progiciel de gestion intégré (PGI) ressources humaines. « Nous voulions rassembler toutes les fonctions RH sur un seul et même outil pour gagner en efficacité et permettre à nos équipes de se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée », expose Géraldine Prat, responsable rémunérations et administration RH, en charge du projet chez Bruneau. L’occasion également, pour le distributeur de matériel de bureau, de se doter d’outils de pilotage pour accompagner son développement.

Une fois établie sa short list d’applications, la filiale du groupe 3Suisses International a finalement jeté son dévolu sur HRa Suite 7, associé aux services d’externalisation dits de “processing” du prestataire de solutions de gestion RH et paie HR Access : hébergement, paramétrage et développements spécifiques, exploitation et maintenance. Un choix conforté par l’adoption récente de la même solution par la maison mère. « Après sa mise en production aux 3 Suisses, nous avons démarré sur le projet Bruneau avec les mêmes équipes », relate Romain Portal, chef de projet chez HR Access.

Le chantier, mené en interne par sept gestionnaires RH, a été découpé en deux lots, le premier intégrant la gestion administrative, celle des temps et activités, ainsi que la paie. « Au cours du premier semestre 2010, nous avons organisé des ateliers de cadrage sur ces processus pour permettre aux équipes terrain d’appréhender la solution et cerner les écarts entre nos besoins et les fonctionnalités proposées », expose Géraldine Prat. L’entreprise finalise actuellement les tests sur les premiers modules pour une mise en production le 1^er mai.

D’ores et déjà en cours d’implémentation, le second lot, qui concerne la formation, la GPEC et le pilotage de la masse salariale, devrait être opérationnel cet été. « Notre objectif est d’élaborer le plan de formation 2012 sur la nouvelle application. Nous allons également pouvoir construire nos indicateurs, afin d’aider nos managers dans leur prise de décision en matière de gestion d’équipe et de rémunération », expose la responsable du projet. Qui souligne, au passage, la qualité de l’entente entre l’équipe maison et le prestataire, « indispensable à la réussite du projet ».

Dans un premier temps, le nouveau système ne sera accessible qu’à la fonction RH. Mais Bruneau projette une ouverture partielle aux managers pour la consultation de certains éléments des dossiers salariés et les saisies des demandes de formation. En parallèle, les collaborateurs devraient pouvoir y consulter les données concernant leur activité, voire effectuer leur demande de congés. Auparavant, l’entreprise doit définir des modalités d’accès pour la population qui ne dispose pas d’ordinateur.