Identifier les offres de formation, les analyser et sélectionner les prestataires… : des tâches chronophages dans un service formation. ING Direct (400 salariés en France) part de ce constat quand elle confie, il y a un an, sa gestion administrative à Place de la formation, courtier en formation. « Nous voulons proposer des formations à forte valeur ajoutée à nos 400 collaborateurs, justifie Muriel Rocher, vice-présidente ressources humaines. Grâce à son expertise, sa connaissance du marché et de ses fournisseurs, notre prestataire apporte des réponses adaptées et des offres de qualité. »

Et pour la banque en ligne, le choix d’un fournisseur proposant des services Internet développés tombe sous le sens : « Nous exprimons nos demandes rapidement et suivons leur évolution sur une interface Web très facile à utiliser, note Anthony Hérault, responsable formation et développement RH.

La firme bancaire finance la formation à hauteur de 3,2 % de sa masse salariale. Elle fait appel aux services du courtier dans le cadre de son plan de formation et en fonction de ses besoins ponctuels pour des actions pédagogiques que ses trois formateurs internes ne peuvent assurer (ils dispensent déjà un tiers des 20 000 heures de formation annuelles consommées dans l’entreprise).

Le recours à Place de la formation allège également une grande partie de leurs tâches administratives. A commencer donc par les recherches et la sélection de formations, dont les délais sont passés de trois ou quatre semaines auparavant à une durée allant de 48 heures à 10 jours ouvrés. Résultat : « Nous impliquons davantage les collaborateurs en amont dans leur départ en formation et le choix de leur stage », souligne Anthony Hérault. Une fois l’offre retenue, Place de la formation prend en charge la transmission des dossiers à l’Opca puis s’occupe de la gestion administrative et logistique : inscriptions des stagiaires, gestion des annulations et des reports, suivi des factures, feuilles de présence, fiches d’évaluation…

« Le site Internet de notre courtier fournit des indicateurs de performance intéressants : nombre de stagiaires inscrits, répartition par famille de formations ou encore évaluation de la qualité du prestataire », décrit le responsable formation.

« Nous sommes maintenant capables de garantir la satisfaction des apprenants », résume de son côté la responsable RH. Le fournisseur s’engage en effet par contrat sur le taux de réalisation des sessions (non communiqué) et le niveau de satisfaction des salariés. Objectif atteint sur ce dernier point : les collaborateurs d’ING Direct attribuent une note de 4,5 sur 5 à leurs stages.

Pour Anthony Hérault, l’externalisation s’est réalisée sans perte de contrôle. Le courtier reste dans son rôle d’intermédiaire, facilite la mise en relation entre l’entreprise et les prestataires sans empêcher leur contact direct : « Nous pouvons nous assurer qu’un organisme connaît bien nos besoins et valider ses processus pédagogiques ».

Autre avantage pour l’entreprise : les économies réalisées sur les achats de formation. « Le courtier négocie les prix sur des volumes importants », explique Muriel Rocher. Entre 2009 et 2010, le coût des achats a ainsi baissé de 8 % chez ING Direct.

Bien que très satisfaite du mode de gestion externalisé, la banque sur Internet n’envisage pas pour autant une délégation totale de la fonction. Et en particulier pas question pour la patronne des RH de se passer de ses formateurs internes : « Un de leurs rôles est non seulement de transmettre la connaissance produit, mais aussi de diffuser nos valeurs. »