« La formation ne répondait pas à nos ambitions de développement commercial, explique Philippe Touraine, DRH du Crédit Social des Fonctionnaires. La moitié seulement du plan de formation était consommée et les syndicats nous le reprochaient ! » Le DRH de cette société de 400 personnes a profité de la réorganisation de sa direction pour externaliser la fonction formation.

« Au début, le client cherchait à déléguer uniquement la gestion administrative, et nous lui avons proposé du conseil en ingénierie et en financement de la formation, ce qui nous a fait remporter l’appel d’offre », indique Jean-Michel Mathieu, de Merlane.

Après une première phase d’un mois pour préciser les procédures et le cahier des charges de la prestation, la DRH a travaillé avec un conseiller de Merlane pour redéfinir la stratégie de formation et améliorer la professionnalisation des commerciaux et de leurs managers. Les directeurs opérationnels ont été intégrés à cette réflexion, afin qu’ils soient plus attentifs aux besoins de formation.

Puis le prestataire a recherché les organismes, réalisé l’appel d’offre, négocié les conditions tarifaires et monté le plan de financement avec l’Opca. Le DRH a assisté à tous les entretiens pour préciser ses attentes. « En tant qu’établissement financier, nous avons une identité et un positionnement très particuliers, avec une clientèle de fonctionnaires, des conseillers qui font à la fois de la vente et de la prospection, et Merlane nous a aidés à trouver des organismes qui proposent des formations plus personnalisées, adaptées à nos besoins. »

La gestion administrative du plan de formation est assurée par une assistante mise à disposition par Merlane : « Elle travaille dans nos locaux, est intégrée à l’équipe et visible par les collaborateurs, explique Philippe Touraine. Elle dispose de la liste des salariés à former, commande les formations auprès des organismes, fait les demandes de financements auprès des Opca, planifie les sessions, envoie les convocations et gère la logistique. Cela fonctionne bien, et la DRH est à nouveau crédible auprès des salariés. »

Le contrat prévoit des indicateurs de qualité (respect du budget, délais de réalisation du plan, production des documents réglementaires), et Merlane fournit des outils de reporting destinés aux directeurs opérationnels, afin qu’ils puissent suivre la réalisation du plan, les heures consommées, le budget utilisé. La DRH fait un point hebdomadaire avec le chef de projet pour procéder à des ajustements, anticiper les évolutions, se tenir au courant des solutions e-learning, etc. « Je ne me suis jamais autant investi sur les questions de formation, reconnaît Philippe Touraine. Cette réflexion permanente et l’expertise apportée permettent un réel pilotage de l’activité. »

Actuellement, CSF consacre 5 % de sa masse salariale à la formation et réalise 30 % d’heures de formation de plus qu’il y a deux ans. « En termes de coût, la prestation est entièrement financée par l’optimisation du plan de formation et les remboursements de l’Opca, confie Philippe Touraine. Auparavant, ces remboursements étaient quasi nuls, faute de temps pour monter les dossiers. »