Désirant s’affranchir des contraintes d’un progiciel de gestion intégré, la filiale française du fabricant de papiers spéciaux s’est adressée à un tandem d’éditeurs partenaires pour les gestions de la paie et des temps et activités.
Ahlstrom France, spécialiste finlandais des papiers spéciaux et matériaux composites à fibres, gagne aujourd’hui un temps considérable sur le traitement de la paie. « Entre 2007 et 2010, l’un de nos sites est parvenu à réduire cette tâche de trente à six jours/homme par mois », illustre Lise Le Meur, responsable RH d’un site de production. De quoi permettre aux équipes dédiées – qui n’ont pas été réduites – de se recentrer sur des missions RH à valeur ajoutée. Avec ce système, reposant sur une base de données unique, la DRH est maintenant en mesure de produire directement ses tableaux de bord, sans passer par les gestionnaires de paie.
C’est en 2007 qu’Ahlstrom France décide de refondre sa gestion de la paie, jusqu’alors assurée par le biais d’un progiciel de gestion intégré (PGI). « Le coût de la tierce maintenance applicative était trop élevé et la solution s’était dégradée ; nous étions dans l’impasse », commente Lise Le Meur.
Dans l’Hexagone, l’entreprise exerce alors son activité en flux continu, avec une population de 1 500 salariés répartis sur plusieurs sites et soumis à différents rythmes de travail. Elle souhaite se doter d’une application dont elle pourra maîtriser le paramétrage. Et va profiter de l’occasion pour outiller en bonne et due forme sa gestion des temps et des activités (GTA), dont les données étaient jusqu’alors traitées sous Excel avant d’être injectées dans le PGI.
Fin décembre 2007, son choix se porte sur le logiciel de paie Saphyr du groupe Hardis. Lequel est justement partenaire d’Asys, éditeur de l’outil de GTA Horsys. Ce qui règle, du coup, le problème de l’interfaçage entre les deux applications. « Nous avons conclu un contrat d’infogérance avec Hardis, qui héberge la solution », complète Lise Le Meur. Ahlstrom se donne un an pour mener son projet à bien, avec un déploiement progressif de la GTA au cours du 2e semestre 2008 et une mise en exploitation de la paie sur toutes les usines au premier janvier 2009.
« Auparavant, nous avons analysé la situation et harmonisé nos processus, tout en tenant compte des spécificités de chacun des sites. » La tâche est menée sur la base de réunions mensuelles regroupant les équipes projet locales, qui associent le gestionnaire de paie et le directeur de site.
« Nous avons tenu les délais et tout fonctionne parfaitement », assure aujourd’hui la responsable RH, également satisfaite du transfert de compétences dont ont bénéficié les treize gestionnaires de paie. Trois d’entre eux assurent désormais le paramétrage de la solution.
« Avec la GTA, nous avons aussi répondu à un besoin du terrain que nous n’avions pas identifié en amont », ajoute-t-elle. De fait, Horsys offre une interface web et un système de workflow aux managers de proximité ainsi qu’aux salariés.
Ces derniers peuvent renseigner directement l’outil (temps travaillés, absences, demandes de congé…) et consulter ainsi toutes les informations liées à leur activité, qui sont ensuite répercutées dans le système de paie. « Les données sont plus fiables, et c’est essentiel pour établir une relation de confiance entre les salariés et l’entreprise », considère Lise Le Meur. Ahlstrom va maintenant pouvoir s’atteler à la planification des besoins par poste.
