C’était une externalisation « en CDD », selon l’expression de Marc Joly, directeur de la formation de Compass Group France qui compte 15 400 salariés. Elle s’est achevée en janvier dernier : à son retour de congé de maternité, la gestionnaire en charge de l’Ile-de-France a repris ses dossiers. Et de la sorte mis fin à près d’un an de gestion déléguée auprès de CSRH, spécialiste du facility management de la formation. Satisfait par la prestation de cette société lors d’une précédente mission d’optimisation des financements de la formation, Marc Joly avait souhaité lui confier la gestion administrative.

L’externalisation a donc porté sur l’administration des actions issues du plan de formation, les DIF et quelques périodes de professionnalisation. En revanche, la gestion des CIF et celle des contrats de professionnalisation, jugées plus complexes, ont été conservées en interne. Le périmètre ainsi externalisé a représenté 30 % de l’activité du service formation ; et concernait les formations des 6 000 salariés de Compass en région parisienne (2 salariés du back office étant chargés des autres régions françaises).

Concrètement, l’entreprise, qui consacre chaque année 2,4 % de sa masse salariale à la formation, fournissait à CSRH le plan de formation, la liste des stagiaires et les dates des sessions, charge au cabinet de veiller à faire le plein de participants dans les stages. Envoi des convocations et invitations, confirmations des présences, collecte des bordereaux de présence, validations des formations et demandes de prise en charge à l’Opca comptaient parmi les activités déléguées.

En termes de coût, le budget alloué à l’externalisation s’est révélé un peu plus élevé que le salaire de la gestionnaire. « Pour dégager une vraie rentabilité sur une externalisation, il faut bien négocier les coûts dès le départ, conseille Marc Joly. On ne réalise pas une réelle économie dès la première année, mais sur la durée. La valeur ajoutée se trouve plutôt dans la qualité du service fourni par le prestataire. » En l’occurrence, CSRH a atteint deux objectifs qui lui avaient été fixés : le taux d’absentéisme des stagiaires a baissé de 14 % à 10 %, et le nombre de participants par stage a progressé de 5 à 11 personnes. Un résultat qui s’explique, selon Marc Joly, par le rappel systématique de tous les patrons de restaurants afin de valider les inscriptions des stagiaires.

En 2010, lors du dernier PSE, qui s’est traduit par la suppression d’une centaine de postes en France, Compass a eu la tentation d’externaliser la totalité de l’activité du service formation. Mais a fait machine arrière : « L’externalisation totale n’était pas si intéressante que cela d’un point de vue financier, admet Marc Joly. Le coût social de ne garder aucun des quinze salariés du service se serait révélé trop élevé par rapport au gain économique. »

Somme toute, le directeur s’estime très satisfait de cette expérience d’outsourcing temporaire : « J’ai pu comparer les modes de fonctionnement de mes gestionnaires et y voir plus clair dans la coordination des processus, assure-t-il. Que ce soit dans l’organisation des sessions ou dans les financements, le conseil fourni par la société sous-traitante représente l’élément le plus positif de l’externalisation. »