Depuis quelques années déjà, Microsoft a souhaité « mettre des garde-fous pour limiter l’intrusion des NTIC dans la vie personnelle des collaborateurs », affirme Rozenn Le Berre, responsable des affaires sociales de Microsoft France. « Nous nous sentions aussi responsables par rapport à ces nouveaux outils vendus à nos clients », ajoute-t-elle.

« Des questions remontaient en réunion de délégués du personnel, complète Priscille Bellenger, déléguée CFE-CGC, les salariés souhaitaient connaître les règles d’usage. » « Nous nous étions insurgés contre les mails le week-end », se rappelle de son côté Pascal Vaché, délégué CFTC et secrétaire du CHSCT.

Pour l’ensemble des cadres au forfait jours, nomades ou pas, une réflexion avec les partenaires sociaux et le comité directeur a débuté en 2008. Et le déménagement à Issy-les-Moulineaux a été un accélérateur de cette réflexion. Un accord de télétravail régit de son côté une minorité de près de 200 salariés.

« Chez Microsoft, les salariés sont très mobiles par définition, indique Pascal Vaché. Nous sommes libres de nous organiser comme nous le voulons tant que les objectifs sont atteints. » Des outils de mobilité sont d’ailleurs mis à la disposition de tous : ordinateurs portables, smartphones et ligne ADSL payée au domicile.

Pour accompagner cette mobilité, la DRH a formalisé un document relatif aux « principes 4 × 4 de la flexibilité », autour de quatre items : la flexibilité dans son ensemble, la tenue de réunions à distance, la bonne gestion des réunions et le bon usage des e-mails. On peut par exem­ple y lire que « l’envoi d’e-mails en dehors des heures de bureau, et plus spécifiquement la nuit, le week-end ou les jours fériés, doit rester marginal ».

Autres recommandations pour éviter de crouler sous l’information : la rédaction systématique d’un résumé du contenu de documents attachés est fortement recommandée, et une distinction doit être faite, autant que possible, entre les destinataires « pour action » et « pour info ». De plus, il est indiqué que l’e-mail n’est pas adapté aux urgences et qu’il faut dans ce cas lui préférer le téléphone. Autres règles destinées à préserver la vie privée : « La flexibilité implique la joignabilité du collaborateur grâce aux outils de communication adaptés et disponibles pendant ses plages de travail indiquées dans son agenda Outlook. »

Grâce à ce type de règles, « on peut s’adapter au rythme du business et à celui de la famille », considère Rozenn le Berre. Quelques écarts sont toujours possibles mais l’exemple vient du haut », complète-t-elle.

Depuis leur diffusion, « ces principes ont une certaine efficacité », reconnaît Pascal Vaché. « Le week-end est plutôt respecté, abonde Priscille Bellenger, mais la situation des consultants présents toute la journée chez le client est assez insoluble », souligne-t-elle. En tout état de cause, « les managers sont formés au droit du travail pour éviter les dérapages ».

Difficile pour l’instant de connaître l’impact de telles mesures sur le stress, car aucune étude n’est réalisée. Mais Microsoft vient d’annoncer la mise en place d’un observatoire de la santé. Pascal Vaché avait de son côté insisté pour que, dans le contenu du document unique, les nouvelles technologies soient listées parmi les facteurs de risques psychosociaux.

• Activité : éditeur de logiciels.

• Effectif : 1 400 en France.

• Chiffre d’affaires 2010 : 45,93 millions d’euros.