« En 2003, nous avions investi 7 000 m² de la tour dite du Crédit lyonnais, à Lyon, pour rapprocher nos équipes et celles d’Arthur Andersen, que nous venions de reprendre », explique Jean-Pierre Buisson, directeur d’Ernst & Young en Rhône-Alpes. Depuis, la réduction des effectifs de 500 à 450 personnes, la maîtrise des coûts mais aussi une volonté de moderniser ses locaux ont conduit Ernst & Young à s’installer, en octobre 2010, dans 5 000 m² de la nouvelle tour Oxygène du quartier de la Part-Dieu.

« Certes, notre surface s’est réduite, commente Jean-Pierre Buisson, mais l’occupation est optimisée. » Le principe : prévoir moins de places que de salariés, puisque ceux-ci travaillent souvent chez les clients. Seuls 40 directeurs et associés gardent des bureaux personnels.

Les managers sont les plus concernés par les changements : d’un bureau pour deux, ils passent à un pour quatre, avec seulement 2 m² supplémentaires. Les auditeurs et consultants restent répartis en open space, avec un poste pour 1,5 personne. Les avocats, plus sédentaires, ont un poste individuel dans des pièces de 8 à 12 places.

Ronan Le Moigne, chef de mission transactions, ne s’inquiète pas de voir son espace de travail réduit : « Je travaille longtemps chez le client, puis longtemps en production avec mon équipe, donc en salles de réunion. Le seul risque est que celles-ci soient surbookées. »

Pour faire ces choix, Ernst & Young a fait appel au cabinet Majorelle, qui a animé des groupes de travail pluridisciplinaires et fait aménager des espaces témoins. « Nous avons tout envisagé, y compris 100 % des effectifs en open space, explique Jean-Pierre Buisson. Il est plutôt ressorti un besoin d’équilibre entre le travail en commun et la possibilité de s’isoler. »

Le principe de “suite office” a ainsi été défini, soit une salle de réunion en face de chaque bureau de managers. S’y ajoutent des box de différentes tailles, équipés d’écrans vidéo et de téléphones : « Dès que nous sommes plus de deux à discuter ou pour une conference call, nous nous isolons », explique Stéphanie Comte, manager du département conseil. Il m’a juste fallu faire du tri dans mes dossiers et apprendre à mieux les structurer sous forme numérique », poursuit-elle. En effet, les économies décidées passent par la diminution du papier ainsi que par la gestion pièce par pièce de la lumière et de la température. Mais le grand changement réside aussi dans le melting-pot imposé : « Nos métiers fonctionnent sur prescription, explique Jean-Pierre Buisson. Pour que les équipes se connaissent mieux, nous les avons mélangées. » « L’échange d’informations sur un même client est plus fluide », assure Valérie Chazaud, avocate. En revanche, Cécile Guerreiro, chargée d’appels d’offres, craint de ne pas retrouver avec ses nouveaux collègues de bureau – des informaticiens – « la cohésion et la convivialité » qui émanaient du regroupement physique des fonctions supports.

Avec un niveau de dépense mensuelle équivalent, Esrnt & Young attend encore beaucoup des économies d’énergie et de papier. Et Jean-Pierre Buisson n’exclut pas de « densifier encore ». Un modèle que les équipes parisiennes pourraient adopter fin 2011 en s’installant dans la tour First, à La Défense (92).