« Nombre de collaborateurs étaient affectés à des tâches administratives, notamment le traitement manuel des demandes de formation, explique Bruno Guirado, directeur de la formation. Il fallait mettre fin à ce fonctionnement très artisanal et réorganiser le service autour d’activités à forte valeur ajoutée. Avec l’aide du cabinet Stanwell, nous avons redéfini les nouvelles missions du service – orientations métiers, recueil des besoins, ingénierie pédagogique – et décidé d’externaliser la gestion administrative, la planification et les demandes de financements. »

L’entreprise a lancé un double appel d’offres pour trouver un prestataire de gestion administrative et une solution informatique ad hoc. Le cabinet Cimes a été retenu pour son expérience auprès de grandes entreprises, et parce qu’il a choisi de sous-traiter le système informatique à l’éditeur Technomédia, déjà connu de Natixis.

« Un travail approfondi a été mené avec le prestataire pour définir les procédures et les fonctionnalités liées au logiciel informatique en fonction de nos besoins », explique Bruno Guirado. « Comme par exemple les outils accessibles en self-service par les collaborateurs, le nombre minimum et maximum de stagiaires par session, le délai de traitement des bons de commandes, le délai d’envoi des convocations, etc. », ajoute Sylvie De Amorin, chef de projet chez Cimes. Aujourd’hui, les collaborateurs peuvent consulter le planning des formations, s’inscrire eux-mêmes à certaines sessions (ou annuler), voir si leur demande a été validée. « Le prestataire assure une assistance téléphonique auprès des collaborateurs, comme un prolongement du département formation », précise Bruno Guirado.

Le circuit de gestion est le suivant : Natixis envoie un “bon de commande” à Cimes, puis ce dernier planifie les formations avec les organismes désignés, monte les dossiers de refinancement Opca, surveille le nombre d’inscrits par session, fait les relances, gère la réservation des salles de formation, l’envoi des convocations aux collaborateurs, la collecte des feuilles de présence. « La prestation comprend aussi des rapports d’activité très complets permettant à Natixis de suivre au jour le jour les dépenses, les remboursements, le nombre d’inscrits, le nombre de sessions planifiées, celles déjà réalisées », explique Sylvie De Amorin. « Ces outils nous permettent désormais d’ajuster, d’anticiper et de piloter l’activité », affirme Bruno Guirado.

Le contrat d’externalisation définit des indicateurs de réussite avec suivi mensuel : remplissage des sessions, refinancement par les Opca, satisfaction des collaborateurs, etc. « Un système de bonus-malus nous incite à avoir des sessions bien remplies et à dépasser un certain taux de refinancement Opca », explique Sylvie de Amorin, qui n’a pas souhaité en donner les détails.

La prestation d’externalisation a été facturée en mode projet pour la première année. Depuis, Cimes est rémunéré par unité d’œuvre, en fonction du nombre de collaborateurs formés et pour chaque dossier refinancé par l’Opca. Ne souhaitant pas communiquer ses tarifs, Cimes précise qu’ils dépendent du contenu de la prestation et s’adaptent au projet et à la taille du client.

« Cela a forcément un coût, admet Bruno Guirado, mais cet investissement est largement compensé par une qualité de service aux collaborateurs, une fluidité de fonctionnement, un taux de refinancement par les Opca bien meilleur qu’auparavant et des outils de pilotage nous permettant de conduire notre stratégie. »

Le contrat a été signé en mars 2009, l’outil a été mis en service en septembre, et il est actuellement étendu à certaines filiales du groupe. Le service formation est passé de 30 à 8 personnes.

• Activité : banque.

• Effectif : environ 22 000 salariés.

• Produit net bancaire 2009 : 5,504 milliards d’euros.

• Masse salariale consacrée à la formation : 3 %.