Certaines entreprises choisissent de ne pas faire d’organigramme. Comme les cases et les liens ne reflètent jamais fidèlement la réalité, pourquoi s’évertuer à construire un document ? D’ailleurs, vous explique-t-on, les situations changent tellement vite que les mises à jour n’arrivent pas à suivre. Donc exit l’organigramme !
J’ai sur cette question un avis un peu différent. Bien sûr, l’organigramme inscrit sur le papier n’est qu’un pâle reflet des relations réelles entre les personnes et les départements. Surtout quand l’entreprise fonctionne en projets transverses, avec une multitude de liens complexes entre les services et les personnes. Seul un sociogramme bien étudié, précisant qui est en relation avec qui, avec quelle fréquence et pour échanger quel type d’information permettrait de s’approcher du fonctionnement réel de l’organisation. Pourtant, dès que l’entreprise dépasse une cinquantaine de personnes, l’organigramme a des vertus.
D’abord, pour les personnes, c’est un vrai besoin. Dans mes interventions de consulting, combien de fois mes interlocuteurs me dessinent l’organigramme sur une feuille de papier pour m’expliquer le fonctionnement de leur société. Ou bien ils m’impriment celui qu’ils ont construit pour leur usage interne et leurs présentations aux fournisseurs. Combien d’assistantes ont eu à reconstituer un organigramme qui n’existait pas ? Effectivement, les collaborateurs ont besoin d’une représentation visuelle pour se repérer. On fait bien des plans pour indiquer l’emplacement des locaux, la situation des départements dans les étages, l’accès aux parkings, pourquoi refuserait-on de voir les bienfaits d’un organigramme ? C’est une carte comme les autres et l’esprit en a besoin.
D’ailleurs, dans les exercices de recueil d’idées pour améliorer la collaboration dans l’entreprise, maintes fois revient cette suggestion d’un organigramme jumelé à un annuaire interactif précisant qui fait quoi. Les personnes veulent savoir qui est qui, avec ses compétences et son rattachement managérial, pour pouvoir situer chacun dans son domaine de contribution. C’est normal, pour bien fonctionner, toute tribu a besoin d’une certaine organisation sociale.
Ceux qui sont particulièrement en demande sont les nouveaux embauchés. Ne pas leur donner cet outil, c’est leur faire perdre une énergie et un temps incroyables à décrypter ou se faire expliquer le fonctionnement interne. Pas très accueillant et gros facteur d’inefficacité la première année ! Cela revient à favoriser délibérément les anciens, ceux qui ont roulé leur bosse depuis longtemps dans les couloirs de l’organisation et qui en connaissent tous les rouages. Est-ce le meilleur moyen de propulser l’entreprise vers l’innovation et de préparer l’avenir ?
Plus gravement, l’absence d’organigramme favorise le terrain de jeu des stratégies individuelles, selon la théorie du flou. Quand les frontières ne sont pas explicitées en termes de rôles et de responsabilités, la porte est grande ouverte aux tentatives de marcher discrètement sur le domaine de responsabilité du voisin. Comme rien n’est clarifié, c’est celui qui fait qui prend l’avantage. Au final, les personnes dépensent une énergie folle à trouver comment les uns se situent par rapport aux autres au lieu de se concentrer sur l’action. Pourquoi ne pas donner le même plan à tout le monde ? L’organigramme, c’est en quelque sorte la carte du territoire, et le “Facebook interne”, c’est le GPS.
Meryem Le Saget est conseil en entreprise à Paris. <
