Un changement peut en cacher un autre. Ainsi, à l’occasion du déménagement de Degrémont à La Défense (92), Jean-Claude Mallet, directeur des systèmes d’information RH et de l’administration du personnel, a choisi de doter la fonction RH d’un bureau virtuel. Cette offre, développée par ADP et commercialisée depuis septembre 2010, consiste à dématérialiser les documents RH en les archivant numériquement. « Elle s’inscrit dans une démarche d’innovation et de professionnalisation de notre fonction RH, qui passe par une amélioration de l’accès aux documents, une meilleure fluidité des échanges et de l’information ainsi que par l’homogénéisation des pratiques et des modes opératoires. Le bureau virtuel répond à cet enjeu pour l’ensemble de nos équipes ressources humaines très dispersées, pour gérer au plus près nos 4 400 collaborateurs répartis un peu partout dans le monde », explique Jean-Claude Mallet.

La première étape a consisté, en juillet dernier, à sélectionner un premier lot documentaire, identifié comme utile au quotidien des experts RH de cette filiale de Suez Environnement. Au sommaire : les documents légaux et contractuels (bulletins de paie sur cinq ans, contrats de travail, avenants…) concernant, pour commencer, les 1 600 salariés sous contrat français (expatriés compris), ainsi que des pièces de référence de la politique ressources humaines de l’entreprise. « Il s’agit, par exemple, des process RH ou des notes de cadrage diffusées aux équipes », précise le responsable.

Au total, ce sont ainsi 150 000 pièces qui ont pris place dans le bureau virtuel sécurisé, après avoir été numérisées. « Cette numérisation a nécessité un travail préparatoire mené en interne. Nous avons suivi la méthodologie prescrite par ADP afin d’effectuer cette opération. Aujourd’hui, nous réalisons au fil de l’eau les nouvelles numérisations », commente le directeur des SIRH. Le tout est organisé par thématique : paie, gestion administrative, développement RH… selon deux entrées : “salariés” et “entreprise”. Les dossiers sont donc accessibles à la quarantaine d’experts internes, allant du gestionnaire RH au DRH groupe, mais dans un périmètre défini selon leurs responsabilités.

Selon Jean-Claude Mallet, l’outil a été adopté rapidement et sans résistance. Il se déploie dans un univers web, familier aujourd’hui pour tout le monde. Une simple formation de deux heures dispensée par les consultants d’ADP a été nécessaire.

La suite ? Etendre le bureau virtuel aux autres filiales dans le monde et à davantage de thématiques RH telles que les entretiens de recrutement. Pour autant, le “zéro papier” n’est pas encore à l’ordre du jour puisque, pour des raisons légales, certains documents sont encore stockés sous cette forme.