Le nerf de la guerre ? Pour Devoteam, qui compte 4 500 collaborateurs dans 23 pays, dont 2 500 en France, c’est le travail collaboratif. Un facteur clé de différenciation et de croissance. Dès le début des années 2000, cette SSII spécialisée dans l’infrastructure du système d’information s’est attelée à la création d’un dispositif de gestion des connaissances (lire Entreprise & Carrières n° 950). Ses pierres angulaires sont les communautés techni­ques, regroupant des consultants experts dans les différents domaines d’intervention de la SSII (sécurité, télécoms…), et les communautés métier composées des professionnels des fonctions support (RH, finances…).

Chargées de fédérer le savoir-faire maison, celles-ci disposaient jusqu’ici d’outils disparates et, pour certains, déjà obsolètes. D’où la volonté de l’entreprise de se doter d’une solution intégrée, de type réseau social, lui permettant d’accélérer et de systématiser le partage d’expertise dans l’ensemble du groupe. Devoteam a opté pour la plate-forme collaborative de Jive Software, en mode SaaS. Le pilotage du projet a été confié à un responsable RH norvégien et à Elise Bruchet, responsable du “knowledge management” (KM ou gestion des connaissances), afin de faire travailler les deux fonctions en étroite synergie et de renforcer la dimension internationale du projet.

Mise en production en mars dernier, la nouvelle solution a été baptisée Weez (“we make business together”). Elle réunit l’ancien intranet, qui contient toutes les informations pratiques concernant l’entreprise : actualités, liens vers les formulaires de congés et de notes de frais par exemple, un espace de travail collaboratif pour les équipes projet et l’espace de partage des connaissances. L’interface est en anglais, de même que les contenus produits par les communautés. La solution a d’abord fait l’objet d’une phase pilote, d’avril à fin septembre dernier, durant laquelle 800 utilisateurs – dont les 60 membres de la communauté RH –, ont pu tester les différentes fonctionnalités.

La plate-forme est depuis lors ouverte à tous les salariés. « Nous avons, à ce jour, 3 000 utilisateurs et 1 000 visiteurs uniques par jour, dont environ 250 contributeurs, détaille Elise Bruchet. Les billets de blog, les fils de discussion, la partie documentaire et les espaces de travail ont la faveur de ces premiers usagers. L’adoption de l’outil est en bonne voie, assure l’entreprise, qui mène en parallèle un programme de conduite du changement au niveau du grou­pe (formation en ligne en anglais et en français, ateliers auxquels participent les équipes de management).

Selon la responsable KM, il a fallu rassurer des salariés quant à la sécurisation de la plate-forme et au respect du principe de confidentialité des données qui y sont déposées. En outre, « le nouveau dispositif implique de revoir les pratiques quotidiennes. Comme, par exemple, l’abandon des transmissions de fichiers par courriel au profit des espaces de travail collaboratif où l’on peut gérer tous les paramètres d’un projet : création des équipes, distribution des tâches, partage d’agendas… Il est important que les managers montrent l’exemple », insiste-t-elle.

Afin de mener à bien cette “évangélisation”, l’entreprise peut compter sur une centaine de porte-parole sur le terrain, les “Weez ambassadors”, identifiés comme volontaires pour former les salariés aux nouveaux usages. Enfin, Devoteam a créé cette année un poste de community manager(ou gestionnaire de communauté), dont la mission est de superviser l’activité du réseau social interne.