Le groupe spécialisé dans la logistique ferroviaire s’est doté d’un outil de gestion des temps et de planification afin d’optimiser l’organisation du travail de ses salariés.
On ne parle pas assez des trains qui arrivent à l’heure, un sujet toujours d’actualité chez VFLI (Voies ferrées locales et industrielles). Surtout depuis que cette filiale du groupe SNCF-Geodis s’est dotée d’une solution de gestion automatisée des temps. L’entreprise gère un immense kaléidoscope d’horaires : variables, cycliques, travail posté en 3 × 8… « Nos 800 salariés appartiennent à 5 sociétés et sont répartis sur plus de 30 sites, explique Marie-Pierre Petit, DRH adjointe. Leurs organisations de travail sont variées, complexes et changeantes. »
Dans un contexte de croissance dopée par l’ouverture du fret au secteur privé, la gestion des horaires et le suivi des absences au moyen d’un progiciel de planification devenaient primordiaux, selon la responsable : « Auparavant, nous gérions les éléments variables de paye, telles que les heures supplémentaires, au moyen de fichiers Excel. Un système manuel, archaïque et chronophage. »
Il y a trois ans, l’entreprise passe à la vitesse supérieure et s’aiguille vers Kelio, application informatique éditée par Bodet. « Elle correspondait le plus à notre cahier des charges », note Marie-Pierre Petit. Autre élément déterminant dans le choix de l’application, l’éditeur proposait de développer une interface avec le logiciel de paye. Depuis la mise en place de la solution en 2009, les variables de rémunération, préparamétrées, n’ont plus à être saisies : « La paye est calculée automatiquement. Nous gagnons en rapidité et en fiabilité : 80 % des bulletins sont justes dès la première édition de la paye. »
L’automatisation a ainsi permis de redimensionner le poste des assistantes RH, dont le rôle ne se cantonne plus à enregistrer les données mais à les contrôler. Autre avantage : « L’outil de planification permet d’organiser efficacement le travail des équipes. L’un des points forts de la solution est de s’adapter à nos changements constants d’organisation. Les chefs de service sont satisfaits de la fiabilité et de l’ergonomie du système. »
Revers de la médaille, la mise en place du système s’est révélée compliquée, reconnaît Marie-Pierre Petit : « Au départ, nous avons passé beaucoup de temps au paramétrage. » Et les planificateurs renouvellent leurs réglages à chaque variation des organisations de travail… Ces opérations minutieuses ont d’ailleurs constitué la difficulté majeure : « Nous nous attendions à une solution davantage “clé en main”, regrette-t-elle. Mais l’éditeur a su répondre à notre demande en nous attribuant un consultant qui nous a accompagnés. » Le déploiement du projet, sur deux ans, n’a certes pas été mené à très grande vitesse : « Nous avons pris le temps de bien faire les choses », souligne la directrice adjointe. Durant cette période en effet, un énorme travail d’audit et d’harmonisation sociale a également été mené de front.
La question de l’accès aux ordinateurs par chacun des opérateurs de l’entreprise reste aujourd’hui en suspens. Dans la société, seuls les salariés disposant d’un ordinateur peuvent en effet poser leurs demandes d’absence via un portail intranet. Les déclarations de temps des conducteurs de train, soit 80 % des effectifs de l’entreprise, continuent donc d’être remplies manuellement et transmises sur papier aux chefs de service. L’accès de tous ses salariés à l’intranet, un futur chantier pour VFLI ?
