C’est un scénario à rebondissements. Lorsqu’elle amorce son nouveau système informatique de gestion des temps et activités (GTA), Technicolor Network Services France (TNSF) ignore que des imprévus vont sérieusement compliquer la trame initiale du projet. Un renouvellement d’accord d’entreprise et de convention collective ainsi que le changement du système de paye vont devoir être menés de front avec le chantier de la GTA. Selon Safy Aitouhammou, responsable de planning, ce dernier représente un « gros défi à mettre en place. Près de 60 % de nos charges sont liées au personnel. Dans ces conditions, pas question de se tromper ! ».

La gestion des temps des 350 salariés permanents et des 600 intermittents de la société de production se révèle particulièrement complexe, étant donné les horaires cycliques, hebdomadaires ou annualisés des équipes. Afin d’homogénéiser sa planification jusqu’alors réalisée par différents logiciels sur sa dizaine de sites parisiens, la filiale de Technicolor SA, ex-Thomson, choisit en juin 2008 la solution Opti-Channel, de l’éditeur français Cosytec.

Six mois et quelques sueurs froides plus tard, l’application fonctionne. Elle permet aux trois planificateurs de TNSF « de trouver rapidement les informations recherchées, explique Safy Aitouhammou. Le logiciel, simple d’utilisation et intuitif, est adapté à nos métiers ». Autre avantage : cet outil unique permet aux collaborateurs de disposer de la même information au même moment.

« Les planificateurs disposent d’une vision globale du taux d’utilisation des salariés permanents, des déficits ainsi que des excédents d’heures effectuées. » D’ailleurs, si la mise en place du logiciel s’est traduite par la suppression d’un poste de planificateur dans son service, le planificateur en chef insiste surtout sur « la meilleure utilisation des heures supplémentaires », qui a permis de réaliser près de 250 000 euros d’économie l’année dernière.

Avec ce programme, la planification des intermittents est également davantage prévisible : « Il devient beaucoup plus facile qu’auparavant de connaître leurs disponibilités, de savoir s’ils ont déjà été planifiés et s’ils ne dépassent pas certains critères », déclare le responsable.

Seules des adaptations minimes – envoi des déclarations uniques d’embauche (DUE) et possibilité d’éditer les contrats des intermittents par simple clic – ont été demandées au prestataire. Récemment installé, un module de l’application permet aux salariés de consulter les plannings sur Internet et de gérer leurs congés à distance.

TNSF prévoit de peaufiner encore son système. A moyen terme, la société envisage de mettre en place un circuit de gestion électronique des déclarations des temps de travail de ses collaborateurs. Des fonctionnalités de workflow et de self-service grâce auxquelles, chez TNSF, fiches individuelles et autres comptes rendus d’activité sur papier ne seront bientôt plus qu’un souvenir.