En janvier dernier, KLB Group (200 collaborateurs en France), décide de mettre en place des bulletins de paie électroniques. « Nous avons vu dans la loi du 12 mai 2009 qui autorise la dématérialisation une aubaine, tant pour répondre à un souci de modernisation des procédures administratives que pour réduire nos coûts », relate la DRH, Julie Garnier. Chez KLB, les bulletins de paie sont préparés par un cabinet comptable et envoyés sous format PDF à l’entreprise, qui gère la fin du processus. Le spécialiste du conseil en achat et logistique a fait ses calculs : les timbres, l’encre, le papier, les enveloppes et le temps passé sur cette étape de la production de la paie portent le coût unitaire du bulletin à 0,57 euro.

« Nous avons contacté trois prestataires et estimé pouvoir réaliser une économie de l’ordre de 30 %, sachant qu’au départ, nous allions tout de même perdre un peu de temps pour maîtriser la procédure de téléchargement des bulletins de paie sur la plate-forme du prestataire », explique la DRH. KLB arrête son choix sur la solution paiemail d’Emailstrategie, agence à l’origine spécialisée dans le webmarketing et le routage, et obtient un avis favorable de son comité d’entreprise. Avant de se lancer, la direction souhaite néanmoins obtenir l’aval d’une majorité de salariés.

En février, l’entreprise organise donc un sondage par le biais d’un courrier électronique dûment renseigné : rappel de la loi, détail de la solution, avis du CE. Sans oublier un lien vers une foire aux questions réalisée par l’entreprise sous le contrôle de son prestataire. « Nous devons faire usage d’un certain formalisme pour que les messages passent bien auprès de nos consultants », commente Julie Garnier. Laquelle s’attendait, en retour, à une large adhésion de cette population jeune (la moyenne d’âge est de 29 ans) et encline à adopter de nouvelles technologies.

Surprise : après quinze jours de délai, le sondage, marqué par un fort taux d’abstention, aboutit à un refus de 60 % des votants. Le comité de direction s’étant fixé un seuil de 50 % de réponses positives pour mettre en œuvre le projet, celui-ci est abandonné. « Nous avons fait le point avec nos collaborateurs », témoigne-t-elle. Il s’est avéré qu’ils manquaient d’informations sur le prestataire, effectivement peu connu sur un marché, du reste, encore émergent. Et qu’ils n’avaient pas confiance dans le système proposé. D’autant qu’ils ne pouvaient se référer à aucun projet similaire dans notre secteur. »

Selon la DRH, les inquiétudes portent sur le devenir du coffre-fort électronique en cas de défaillance du prestataire, ainsi que sur la marche à suivre pour récupérer le contenu lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise. Mais certains salariés disent simplement ne pas pouvoir se passer d’un bulletin de paie imprimé et ne voient donc pas l’intérêt d’un tel système. « Nos collaborateurs ont besoin d’être rassurés », estime Julie Garnier, qui compte bien remettre le projet sur la table d’ici à la fin de l’année. « Nous allons devoir mieux “marketer” l’idée et je compte sur notre prestataire pour trouver de nouveaux arguments », conclut-elle.