Dernière paye réalisée ce mois en interne à l’Association des foyers de province (AFP) et derniers réglages du nouveau système. Dès octobre, un prestataire traitera les bulletins des 850 salariés de ce groupe de maisons de retraite. Un projet mené à bien en six mois sous l’impulsion du directeur général, Nicolas Utzschneider.

A son arrivée à l’AFP en 2009, celui-ci découvre un système d’information RH poussiéreux. L’outil ne répondait plus complètement aux attentes de l’association, en pleine croissance. Le dirigeant lance alors des audits sur les services rendus par les systèmes d’information RH et les attentes des clients internes, direction et salariés, vis-à-vis de la fonction RH.

Résultat : l’externalisation partielle de la paie s’impose comme « la meilleure façon de réallouer une partie du temps des cadres RH vers des tâches et des fonctions à plus forte valeur ajoutée ». Pour ce faire, l’entreprise confie le traitement de sa paie à Cegedim SRH, via la solution Teams RH.

Jusqu’alors, trois responsables RH administraient en central les éléments de paie transmis par les 29 résidences du groupe. Avec la nouvelle donne, ces référents paie de l’entreprise demeurent mais ils ne devraient plus consacrer à ces tâches que 10 % à 15 % de leur temps, contre 30 % auparavant.

La stratégie de Nicolas Utzschneider vise ainsi à muscler les autres fonctions RH, à commencer par la gestion des relations sociales : « Les RRH vont se rapprocher du management opérationnel. Ils seront plus intégrés au business, que ce soit sur les aspects de recrutement, de veille, de gestion des emplois, de formation ou d’organisation. »

Autre avantage de l’outsourcing aux yeux du directeur : une meilleure maîtrise du risque légal et conventionnel pour l’entreprise. « Nous devrions également diminuer le risque en cas de départ d’un référent paie et disposer d’une bonne lisibilité et flexibilité des coûts associés à la paie », ajoute-t-il.

L’aspect économique de l’externalisation n’entre d’ailleurs en ligne de compte qu’à un niveau global pour Nicolas Utzschneider : « L’opération s’avère 15 % plus chère que le traitement des bulletins en interne, concède-t-il. Mais le recrutement de nouveaux cadres RH, prévu dans notre contexte de croissance, est reporté de plusieurs années grâce à la réallocation du temps des RRH. »

L’AFP n’a pas opté pour une externalisation totale, afin d’éviter une perte de connaissances techniques, écueil auquel peuvent se heurter les employeurs choisissant cette formule. Le suivi légal et réglementaire incombe désormais au prestataire, de même que les relations avec les organismes sociaux, et la production du bulletin. En revanche, « nos cadres RH interviennent en validation finale des bulletins. Ils gardent un œil sur les processus. Sortir complètement la paie de l’entreprise, c’est ne plus répondre aux attentes des salariés, pour qui un responsable des RH doit être capable de comprendre un bulletin de salaire et de l’expliquer. L’externalisation totale est beaucoup plus réalisable dans des métiers tertiaires, où la population de cadres peut être majoritaire. Dans les secteurs de l’industrie ou des services à la personne, il faut baliser le chemin, sinon vous allez à la faute. »

Une fois mis en place ce mode d’administration pour la paie, le dirigeant ne souhaite pas confier d’autre fonction à son prestataire. S’il a aussi choisi le module de gestion de la formation dans l’offre de l’éditeur, il ne lui déléguera pas pour autant cette mission. Pas plus que le recrutement, activité jugée stratégique, faisant partie du cœur de métier de l’entreprise.

• Activité : gestion de résidences pour personnes âgées.

• Effectif : 850 salariés.

• Chiffre d’affaires 2009 : 45 millions d’euros.