Les délais sont serrés comme un café ristretto : en France, Starbucks a installé son logiciel de gestion des temps dans sa cinquantaine de cafés en un peu plus de trois mois. Depuis septembre 2009, l’enseigne américaine utilise Efficient 5 de Kronos, plate-forme accessible via Internet.

Parmi la dizaine de solutions étudiées lors de l’appel d’offres, celle de l’éditeur apparaissait comme la plus rapide à mettre en œuvre mais aussi la plus simple et conviviale.

Selon Anis Maalaoui, responsable du service paye et pilote du projet, l’outil apporte aux responsables d’équipe une « visibilité sur les payes et les données administratives de leurs salariés dont ils manquaient jusqu’alors. Nos managers savent maintenant justifier très précisément le nombre d’heures travaillées ainsi que les heures supplémentaires effectuées ». Un atout de taille pour l’entreprise qui s’est fixé comme objectif de payer ses salariés « à la minute près ».

Parmi les fonctions du logiciel, essentielles aux yeux du responsable paye, une batterie de rapports et d’alertes sont à disposition de l’encadrement : soldes de congés à jour, dates de visites médicales, expiration des titres de séjour, dates de fin de contrat…

Autre avantage, l’application communique ses données au progiciel SAP utilisé pour la paye des 850 salariés de Starbucks en France. Le transfert automatisé des informations évite ainsi la saisie manuelle de fichiers Excel par le service paye : avant la mise en place du logiciel, cette tâche mobilisait les trois personnes de l’équipe pas moins d’une dizaine de jours par mois.

Aujourd’hui, l’enseigne se sert de l’outil pour le suivi quotidien de ses indicateurs financiers et de gestion RH. Au-delà de la gestion des temps, le logiciel permet de mieux adapter la taille des effectifs salariés à l’activité des cafés grâce à ses rapports de productivité et de performances : « Nous responsabilisons les managers et leur donnons les moyens techniques de devenir des gérants et non plus seulement des exécutants », explique Anis Maalaoui.

Les directeurs de café se sont aujourd’hui approprié l’outil : 75 % d’entre eux en sont très satisfaits, selon un audit interne. Mieux, conscients des avantages qu’ils en tirent, certains demandent des alertes et des indicateurs supplémentaires.

A moyen terme, Anis Maalaoui souhaite mettre en place un portail RH et externaliser des tâches comme la saisie des contrats de travail. Il compte sur l’informatisation pour gagner en productivité : d’ici à cinq ans, son service devrait gérer les salariés de cinq fois plus de cafés, à effectifs constants.