La dixième édition de l’état de la transformation interne des organisations constate que les entreprises ont toujours autant de mal à engager une politique cohérente et sont de plus en plus exposées à la perte de leur « capital social », capté par les acteurs du digital.

Dix ans après, le constat persiste. « Les termes de transformation digitale ne recouvrent pas les mêmes notions pour tout le monde », estime Arnaud Rayrole, fondateur et directeur général du cabinet de conseil Lecko. Pour autant, le paysage continue d’évoluer comme le confirme la dixième édition de l’état de la transformation interne des organisations publié par cette structure. Menée auprès de 37 entreprises de plus de 5 000 salariés, elle s’appuie aussi sur un sondage mené auprès de 1 000 collaborateurs.

Les nouveaux usages progressent à un rythme soutenu de 15 % par an et les réseaux sociaux d’entreprises voient augmenter dans la même proportion leur nombre d’utilisateurs. « Le niveau d’engagement traduit le niveau de maturité collaborative de l’entreprise et son évolution reflète son évolution culturelle, notent les auteurs de l’étude. La transformation est bien en marche. »

Autre point notable : les besoins de collaboration ne se sont jamais autant exprimés. Près de 85 % des salariés l’estiment nécessaire, que ce soit avec les membres de leur équipe (64 %), leurs pairs (45 %) ou des personnes extérieures à l’entreprise (35 %), essentiellement pour coordonner des projets ou être en mesure de travailler en mobilité. Il reste cependant un noyau de réfractaires : 17 % des collaborateurs restent convaincus de n’avoir aucun besoin de collaboration.

 

Les malentendus toujours là

Cette émergence d’un besoin de collaborer ne se traduit pas encore par un usage accru d’outils collaboratifs. Les salariés utilisent en priorité le mail (66 %) et un cinquième seulement (20 %) a recours à des applications spécialisées. Une situation dont l’origine tient en partie à un accès limité. Ces outils collaboratifs ne sont pas disponibles partout et, lorsque c’est le cas, ils restent l’apanage d’une partie seulement des collaborateurs, ceux chargés plus particulièrement de gérer l’information.

Les auteurs de l’étude soulignent le potentiel malentendu que peut cacher cette situation. Ils appellent à « bien distinguer que l’utilisation des outils connus comme l’e-mail ne relèvent pas d’un changement d’habitude a contrario du fait de se réunir à distance, de coéditer en ligne ou s’exprimer sur des espaces ouverts au sein de l’entreprise ».

L’usage des outils numériques personnels dans son environnement professionnel est un autre marqueur de la transformation des organisations. Une part notable des entreprises (42 %) refuse encore cette option. Du côté des salariés, la moitié (49 %) utilise ses outils personnels dans le cadre professionnel, y compris dans les entreprises qui n’acceptent pas cette pratique (19 % des salariés). À l’inverse, dans les entreprises qui l’autorisent, une part importante des salariés (28 %) préfère ne pas utiliser son équipement personnel. « Les entreprises ont du mal à se positionner sur le sujet et à donner du sens à l’orientation prise », constate l’étude qui rappelle que « l’équipement est un composant important de l’expérience salarié ».

 

Le « capital social » va-t-il échapper aux entreprises ?

L’étude note aussi l’usage intensif d’outils externes qui créent un « shadow IT » : 67 % des collaborateurs utilisent occasionnellement ou régulièrement une solution non proposée par l’entreprise pour échanger et travailler avec leurs collègues.

Constatant que l’entreprise « n’intègre pas naturellement les évolutions du digital sur son modèle culturel et organisationnel et ses pratiques managériales », l’étude appelle à repenser la cohérence et l’articulation entre moyens octroyés, cadre à respecter et incitations à collaborer. Les auteurs regrettent que même parmi les entreprises du CAC40, « ces sujets ne sont pas convenablement traités et, lorsqu’ils le sont, [c’est] sans articulation entre l’IT, les RH et la stratégie d’entreprise ».

Deux risques pointent à l’horizon. Le premier : voir les collaborateurs délaisser les outils internes. Bien peu de chose cependant en comparaison du second risque : l’impossibilité d’accéder aux « données secondaires décrivant les relations entre les collaborateurs ». Or ce « capital social » peut livrer des enseignements cruciaux pour transformer efficacement l’entreprise. Les efforts que déploient les éditeurs comme IBM pour intégrer l’intelligence artificielle dans leur offre collaborative révèlent bien l’importance stratégique de ces données. Une évidence qui échappe encore à la grande majorité des entreprises qui en sont pourtant les pourvoyeuses…