Chacun des 86 000 collaborateurs de La Poste passe en moyenne chaque année 27 jours en réunion, soit un total annuel de… 2 322 000 jours de réunion. Comment améliorer l’efficacité d’une telle durée de travail ? La Poste a misé sur un outil et surtout sur la diffusion de bonnes pratiques grâce à des « ambassadeurs ».
À La Poste, le coût des réunions n’a pas été précisément comptabilisé mais leur importance est au coeur de la réflexion. « En moyenne, les 86 000 collaborateurs qui ne sont pas directement sur le terrain, comme les facteurs, participent à 5 réunions par semaine, soit 27 jours par an », explique Nathalie Brousset, directrice de la transformation digitale. Une fois posé le constat, comment enrayer leur prolifération et surtout les rendre efficaces ? Les approches sont multiples. Certains privilégient la diffusion de règles dont le respect doit assurer une meilleure efficacité. En 2014, Allianz France lançait ainsi une charte des réunions. Intitulée ETRE (Exemplaire Transversal Responsable Efficace), elle listait huit consignes ventilées entre la préparation, la conduite et le suivi de ces moments réguliers d’échange. Quatre ans plus tard, en 2018, cette charte a été complétée par un guide sur les méthodes d’animation des réunions collaboratives afin de rendre les méthodes de travail plus « agiles ». L’assureur précise qu’un « accompagnement spécifique » a été mis en place auprès des directions « avec des relais dans les équipes en région ».
Le groupe La Poste a choisi une voie mixte, mêlant consignes d’efficacité et déploiement de Office365 qui inclut l’outil collaboratif Teams, en s’appuyant sur des « ambassadeurs » volontaires. Consacrant 15% à 20% de leur temps à cet « ambassadorat », ils ont été chargés de diffuser les bonnes pratiques. « Compte tenu du temps que passent les collaborateurs en réunion, les ambassadeurs utilisent l’amélioration de l’efficacité des réunions comme un « produit d’appel » mais cela ne contribue qu’à moderniser ces moments qui gardent une structuration classique, reconnaît Nathalie Brousset, directrice de la transformation digitale. Nous avons l’ambition d’aller plus loin et de réduire à terme le nombre de réunions. »
Pour l’heure, un premier constat s’impose : le nombre de réunions à distance a augmenté et l’outil Teams se diffuse parmi les 86 000 collaborateurs du groupe La Poste qui ne sont pas directement opérationnels (facteurs, chauffeurs, etc). Alors qu’ils n’étaient que 20% à l’utiliser début 2019, ce taux atteint 55% début 2020. « Nous avons observé que la transmission de l’information s’est fluidifiée et que la mise en œuvre des décisions s’est améliorée. Nous voulons aller plus loin avec un questionnaire post-réunion pour avoir une mesure de l’amélioration continue », indique Nathalie Brousset. Si les données produites par les usages sont déjà analysées par un pôle data qui en déduit une série de bonnes pratiques, aucune ne couvre pour l’instant les réunions. La prochaine étape a déjà démarré : des expérimentations ont été lancées avec des outils d’animation de réunion (Klaxoon, Kahoot) déjà adoptés spontanément au préalable par certaines équipes. « Avant l’été, nous déciderons si nous continuons en mode « libre diffusion », sans encadrement spécifique, ou si nous engageons une phase d’industrialisation avec un déploiement organisé pour équiper un nombre déterminé de collaborateurs », indique Nathalie Brousset.
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