Isagri est une ESN dédiée au monde agricole. En 2018, ses 2 000 collaborateurs ont organisé... 27 645 réunions. À une telle échelle, l’efficacité des réunions se confond presque avec celle de l’entreprise, d’où le lancement d'un plan d’action combinant conseil et outil dédié.
Chez Isagri, une ESN dédiée au monde agricole, la prise de conscience a eu lieu en 2018. « Le directeur général a réalisé qu’il passait 90% de son temps en réunion, de même que les 15 autres membres du CODIR », se souvient Guillaume Renauld Dehlinger, chef de projet. Plus grave encore, cette réunionnite aigüe touchait l’ensemble de l’entreprise. En 2018, alors qu'Isagri compte 2 000 salariés, le nombre de réservations de salles pour réaliser des réunions a atteint le nombre astronomique de 27 645… « A raison de 10 personnes en moyenne, un retard systématique de cinq minutes au démarrage représente une somme de 1,15 millions d’euros », pointe le chef de projet.
Evaluation, analyse du feed-back, amélioration, et ainsi de suite...
Isagri a choisi de coupler conseil et outil dédié. Un consultant a formé une centaines d’animateurs ainsi que le CODIR pour les focaliser sur les trois objectifs clefs d’une réunion : produire de l’engagement, des décisions ou des idées. Pour mesurer les progrès, Guillaume Renauld Dehlinger a jeté son dévolu sur l’outil ROTI (Return On Time Invested) qui permet de recueillir des avis et des propositions d’amélioration. Après 750 sondages effectués, soit 6 500 avis recueillis, il en conclut que « cela a fortement contribué à l’amélioration de l’efficience [des] réunions » et suppose que leur nombre a baissé. « Lorsqu’il arrive qu’une réunion soit faiblement « notée » (2 étoiles sur 5), nous rencontrons l’animateur pour étudier ensemble les axes d’amélioration évoqués dans les commentaires », précise le chef de projet, qui a aussi constaté que les collaborateurs ne subissent plus les réunions. « Mais attention, prévient-il, c’est donnant-donnant : les collaborateurs veulent aussi avoir un retour sur les feedbacks et les pistes des progrès retenues, cela les motive. »
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