Quinze armoires d'archives poussiéreuses dans le bureau des gestionnaires RH : c'est l'effet collatéral du récent regroupement des équipes d'administration du personnel, auparavant décentralisées, au siège de la filiale française du groupe de restauration d'aéroports, de gares et d'autoroutes SSP. « Nous sommes une DRH et non pas une DRA, direction des ressources et des archives !, s'amuse la DRH, Nathalie Desphilippons. Je souhaitais rendre leur rôle premier à nos gestionnaires RH, à savoir, gérer les ressources humaines en contact avec les collaborateurs. » La DRH a ainsi adopté la nouvelle offre de dématérialisation d'ADP, son fournisseur de services de paie. La compatibilité totale avec l'outil de paie et le SIRH de l'entreprise a aussi motivé son choix.

Aujourd'hui, les quelque 150 000 dossiers administratifs des 2 700 salariés de l'entreprise sont en cours de numérisation. « L'outil va nous permettre de traiter, à l'échelon central, des informations partagées au niveau local, explique la responsable. Les acteurs de la chaîne RH auront tous accès aux mêmes dossiers de salariés. Nous allons gagner en efficacité. »

Baptisée «Bureau virtuel», la solution concerne l'ensemble des documents de la fonction RH : contrats de travail, avenants, documents d'embauche, arrêts maladie... Des dossiers suspendus en version numérique ? Mieux : au-delà des fonctions de certains logiciels de gestion électronique des documents (GED), limitées à l'archivage, l'outil répond à une logique de fonction RH. Exemple, le système évite toutes les opérations manuelles de recherche en automatisant le tri des documents afférents à des thématiques prédéterminées : embauche, départ, contrôle Urssaf... Autre avantage notable, la plateforme adapte la période d'archivage à la durée de vie légale ou souhaitée des documents.

La mise en place du système a nécessité, au préalable, un travail conjoint de SSP et d'ADP sur la méthode de classement des documents. Cette étape importante a permis de définir les paramètres de l'indexation, essentiels pour garantir la qualité des résultats des recherches. Nathalie Desphilippons évoque un moment magique dans la vie d'un DRH : « C'est l'une des rares occasions de passer en revue la totalité des dossiers administratifs de l'entreprise. Cela nous a permis de réfléchir à la nécessité de conserver certains documents ou pas, afin de constituer des dossiers contenant l'essentiel des informations dont chaque acteur RH peut avoir besoin. »

S'agissant de la sécurité, ADP a confié la gestion du coffre-fort électronique contenant toutes les données numérisées à un tiers de confiance, filiale de La Poste. Ce qui rassure totalement Nathalie Desphilippons : « Un prestataire, professionnel de l'archivage électronique, conserve nos documents administratifs. C'est beaucoup plus sécurisant que de les remiser dans des armoires qui peuvent disparaître dans un incendie du jour au lendemain. »

Une fois le système installé, la DRH n'écarte pas l'idée de dématérialiser d'autres documents RH : « La moitié de nos collaborateurs ont moins de 30 ans et sont habitués à dématérialiser leur facture de téléphone. A terme, pourquoi ne pas leur proposer un bulletin de paie électronique ? » De quoi alléger encore les armoires d'archivage.