Les employeurs doivent tenir un décompte de la durée du travail des salariés dès lors que ces derniers ne sont pas occupés selon un horaire collectif. Or, avec la mise en place des 35 heures, des horaires uniformes applicables à un service sont de plus en plus rares.

Si le Code du travail prévoit que les documents nécessaires au décompte sont établis par le chef d'établissement, rien n'interdit que les salariés enregistrent eux-mêmes manuellement (registre) ou par procédé mécanique ou informatique leur temps de travail. Le décompte mentionne soit les heures d'arrivée et de départ avec, dans ce cas, les temps de pause et de repas, soit la durée quotidienne et hebdomadaire du travail, cette méthode étant la plus simple quand les décomptes sont manuels.

Le décompte est obligatoire et sa non-tenue sanctionnée par une amende ; il sera utile lors d'un contentieux relatif aux heures supplémentaires et il doit être produit pour justifier que l'entreprise peut bénéficier des aides liées à la RTT. Compte tenu de l'enjeu du décompte, il faut veiller à ce qu'il soit régulièrement tenu et fiable.

Les salariés sont souvent réticents à décompter leur temps de travail et il faudra les persuader de le faire. De plus, il faut veiller à la fiabilité du décompte : en présence d'un contrat de travail stipulant que les dépassements d'horaire à l'initiative du salarié ne sont pas rémunérés et que les décomptes sont établis selon ces données, le décompte ne satisfait pas aux prescriptions légales (Cass.crim.19/6/2001, Castorama).

Il est probable que les contentieux à venir porteront souvent sur la fiabilité des décomptes dans la mesure où ils seront souvent manuels avec, dans bien des cas, une forte incitation à les établir forfaitairement sur la base de 35 heures sans se référer aux heures réelles.

Pour valider la fiabilité du décompte, une nouvelle pratique consiste à demander au salarié de faire précéder sa signature d'une mention attestant de la sincérité du document.

Quelles que soient les précautions prises, le décompte manuel sera dans bien des cas sujet à caution. Dans la mesure du possible, il faut privilégier les procédés mécaniques ou informatiques en veillant à ce que la durée du travail fixée pour l'entreprise soit respectée !