Visualiser toutes les demandes de formation en un clic ou connaître le nombre d’entretiens professionnels réalisés à un instant T : c’est désormais possible au sein du Groupement des Mousquetaires (six enseignes commerciales, dont Intermarché et Bricomarché), grâce à un nouveau logiciel de gestion des talents. Répondant au nom de Talents’M, il a été déployé au printemps 2015, après une phase de test, auprès de 13 000 managers et responsables RH des 103 filiales de services et de production du groupement en France, qui emploient 22 900 salariés.

« Nous avions besoin d’un outil de gestion des compétences qui permette de traiter à la fois les entretiens annuels – auparavant saisis sur Word ou Excel – et la formation », explique Xavier Négrié, responsable développement RH. La réalisation de l’outil a été confiée à l’éditeur Fœderis, sélectionné parmi sept autres acteurs pour sa solution adaptable à une diversité de métiers et de filiales, et respectant des contraintes classiques de confidentialité.

Tous les collaborateurs sont répertoriés dans Talents’M sur une fiche individuelle qui détaille leurs compétences, retrace leur parcours dans l’entreprise et les formations qu’ils ont suivies. Un groupe de travail a élaboré ces fiches, ainsi que trois grilles d’entretiens différentes. La première concerne l’entretien professionnel, prévu par la réforme de la formation professionnelle (loi du 5 mars 2014) pour accompagner le salarié dans son évolution. La deuxième trame est celle de l’entretien annuel, qui vise en particulier l’évaluation du salarié ; la troisième, réservée aux salariés au forfait-jours, porte notamment sur l’organisation et la charge de travail.

« L’enjeu était d’harmoniser des pratiques d’entretiens très disparates entre filiales, explique Carole Blaize, responsable compétences et carrières. Et, comme le prévoit la loi, nous avons dissocié l’entretien annuel de l’entretien professionnel. » Un onglet sur l’évaluation des compétences sera intégré dans un second temps à la trame de l’entretien annuel, après une refonte du référentiel de compétences en 2016. Le canevas de l’entretien professionnel se décline en trois versions selon l’âge du collaborateur : avant 45 ans, après 45 ans pour le bilan de seconde partie de carrière, et à partir de 58 ans pour le bilan de fin de carrière.

Parmi les fonctionnalités de Talents’M, le responsable RH a la possibilité d’accéder aux archives des entretiens sur l’ensemble de son périmètre, de visualiser immédiatement toutes les demandes de formations et avis des managers, les souhaits de mobilité, et de connaître en temps réel le pourcentage d’entretiens réalisés par les managers. « C’est un gain de temps inestimable et un véritable outil de pilotage de la formation et des mobilités, affirme Xavier Négrié. En termes de suivi et de traçabilité, c’est irremplaçable. » Une traçabilité obligatoire depuis la loi du 5 mars 2014, qui prévoit un récapitulatif, tous les six ans, retraçant le parcours du salarié et les formations suivies.

Pour le manager, l’accès à la fiche individuelle et à l’historique de carrière de tous ses collaborateurs est « très pratique, en particulier lorsqu’il prend ses fonctions dans une nouvelle équipe », ajoute-il. Il peut également visualiser les objectifs fixés pour chacun en 2015. Le salarié, enfin, a accès à sa fiche individuelle, peut y ajouter des commentaires sur son parcours, ses compétences, son souhait de faire du tutorat, etc. Le logiciel est accessible depuis n’importe quel ordinateur, de manière sécurisée. Talents’M étant relié au logiciel de paie, les nouveaux collaborateurs inscrits dans ce dernier le sont automatiquement dans la solution de gestion des talents. « C’était un critère essentiel : avoir les mêmes données dans tous nos outils avec un seul point d’entrée, pour éviter les erreurs », précise Xavier Négrié. Tous les RRH ont été formés à son maniement et peuvent intervenir sur les trames d’entretien en cas de besoin. Un guide d’utilisation et des supports d’entretiens ont été transmis aux managers.