Depuis 2013, le smartphone Facteo est attribué progressivement à tous les facteurs. Conçu pour faciliter la gestion des recommandés, il permet désormais de poser les congés et d’accéder au catalogue de formation. Une dématérialisation appréciée, et génératrice d’économies.
Fin 2012, 30 facteurs volontaires testent un prototype dénommé Facteo : un smartphone sur l’écran duquel les destinataires de colis spéciaux (notamment les lettres recommandées) apposent leur signature. L’outil contient aussi de multiples informations sur les produits et services postaux, constituant un précieux aide-mémoire.
À partir de 2013, Facteo est ajusté en fonction des remarques des agents et déployé progressivement. Afin d’accélérer sa diffusion, La Poste met en place une formation de trois heures et offre à ses agents un forfait mensuel de deux heures, pour une utilisation professionnelle ou personnelle. Malgré plusieurs réticences syndicales (outil « fil à la patte » que le facteur rapporte le plus souvent chez lui, crainte de suppressions de postes), le nouveau smartphone séduit rapidement.
D’autant que de nouvelles fonctionnalités sont envisagées fin 2013. Dans le cadre du projet MaBoxRH, qui s’appuie sur l’outil HR Access (Sopra), la branche services-courrier-colis veut permettre la pose de congés en ligne. Facteo s’impose comme l’outil idéal pour le volet extranet, car seulement 40 000 collaborateurs sur 140 000 disposent d’un ordinateur. « Nous avons adopté une démarche innovante de co-construction durant un an, souligne Philippe Senez, directeur du SIRH. Les services proposés ont été réalisés sur un site Web accessible depuis tout type de terminal. »
Entre janvier et septembre 2014, des “labs” comprenant des salariés, un ergonome, des représentants de la DSI et de la DRH sont organisés sur plusieurs sites pilotes pour recueillir les besoins, les tester et les faire évoluer, avec un démonstrateur, puis avec un prototype en juin et enfin un pilote en septembre sur sept entités. « Les labs ont permis d’améliorer la simplicité d’utilisation, explique Frédéric Méline, chef de projet.
Le SIRH a été présenté à l’automne aux IRP, associées au projet via une commission de suivi, avant que la consultation des plannings et la pose de congés en ligne soient effectives en décembre. On a aussi ajouté à l’application les zones de congés scolaires. » Depuis, de nouveaux e-services RH ont fait leur apparition sur MaBoxRH, avec leur déclinaison sur Facteo. Les agents peuvent par exemple valider leur entretien annuel d’évaluation, visualiser leurs heures supplémentaires ou encore accéder au catalogue de formation.
Fin 2015, il y avait plus d’utilisateurs en mode extranet que par l’intranet, avec près de 53 000 connexions sur le seul mois de décembre 2015. « Nous n’avons rien imposé, insiste Philippe Senez. Nous avons misé sur le marketing viral : informations sur les sites et magazines internes, petits films de démonstration, kits d’entraînement proposés par la filière relations clients sur le lieu de travail… Près de 65 % des agents, en moyenne, utilisent aujourd’hui les e-services RH. Facteo est un puissant vecteur d’acculturation numérique pour les facteurs. »
« La Poste était en retard sur le développement des nouvelles technologies, c’était nécessaire qu’elle accélère, réagit Yves Renaud, secrétaire fédéral de la CFDT-F3C. Même s’il est dommage d’ancrer d’abord l’outil et de voir ensuite quels usages on peut y associer, Facteo est apprécié et répond à de réels besoins. Reste à le généraliser, car certains facteurs ne l’ont pas encore ou se situent sur un territoire à faible débit. » La Poste assure que 100 % des smartphones sont déployés, « quelques accompagnements étant encore en cours pour la prise en main ».
« Les services de MaBoxRH sont utiles et vont dans le sens d’un service public moderne, estime Christelle Hébrard, animatrice du collectif fédéral courrier CGT-FAPT. Mais il faut rappeler le droit à la déconnexion et ne pas ajouter de fonctionnalités commerciales dans Facteo, afin de ne pas transformer les facteurs en prospecteurs pour la commande de timbres, le relevé des compteurs énergétiques, ou encore l’installation de décodeurs. »
« De nombreux utilisateurs de MaBoxRH souhaiteraient avoir accès aux titres-restaurant, aux Cesu ou aux offres sociales et culturelles, indique Frédéric Méline. Nous avons préféré prioriser l’accès à de nouveaux e-services RH. » Demain, il sera possible de signer des documents RH (tels qu’un contrat en CDD) et de transmettre les notifications d’avancement aux fonctionnaires.
À l’automne 2016, les managers pourront gérer les demandes de formation et avoir accès aux tableaux de services pour organiser les affectations et les remplacements rapidement.
La dématérialisation des congés a d’ores et déjà permis de supprimer 1,2 million de demandes d’absences en version papier, même si ce mode de dépôt est toujours possible. C’est une économie potentielle annuelle, à terme, de 2,2 millions d’euros. Autrefois ressaisis dans les centres de paie, les souhaits des agents sont désormais accessibles directement via MaBoxRH. « De nombreux agents de la filière administrative et paie, qui compte 1 400 personnes, peuvent ainsi être repositionnés en appui aux établissements, précise Philippe Senez, directeur du SIRH. À titre d’exemple, ils peuvent occuper des postes d’assistance téléphonique à distance des managers et des collaborateurs, et réduire ainsi les temps de réponse. »
« Oui au recentrage des personnels administratifs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, juge Christelle Hébrard, pour la CGT. Non aux suppressions de postes, d’ores et déjà constatées. » Pour son homologue CFDT Yves Renaud, « ces suppressions restent modérées, et le repositionnement des agents permet une plus grande réactivité des RH. Mais il faudrait que MaBoxRH intègre l’historique des demandes de congés et des refus, pour éviter de solliciter toujours les mêmes en cas de trous dans le planning. »
