Le groupe franco-britannique Sema Group, spécialiste européen du conseil, de l'intégration de systèmes et de l'outsourcing (5 000 salariés en France répartis sur 35 implantations), engage 1 200 personnes chaque année. Une politique qui entraîne un flot de candidatures spontanées. « Nous recevons, chaque mois, 1 000 à 1 500 curriculum vitae », souligne Christophe Pourcenoux, responsable du recrutement. Le processus de recrutement classique, effectué par une équipe de huit personnes, étant devenu trop lent, l'entreprise a choisi de mettre en place une application intranet du logiciel Lotus Notes, dans le courant de l'année 1998, pour le fluidifier. « Dès que nous recevons un CV et une lettre de motivation d'un candidat, ils sont scannés et viennent alimenter une base de données. Ils y resteront un mois à un an. Tous les patrons de division ou toutes les personnes parties prenantes d'un recrutement (soit au total 50 cadres) ont accès en temps réel à cette base. Ils ont la possibilité, à tout moment, de faire une requête par mots clés (âge, spécialité recherchée…). « Chaque étape du suivi des dossiers est aussi inscrite dans la base et permet d'indiquer rapidement au recruteur potentiel l'état d'avancement des candidatures. » Les cadres opérationnels qui reçoivent des candidats peuvent ensuite par exemple y faire figurer leur avis. C'est un formidable vivier », ajoute Christophe Pourcenoux. Le système permet également de générer différents types de réponses par courrier. « Enfin, toujours dans l'objectif de garder une trace de chaque opération effectuée, nous y entrons tous les éléments du contrat de travail (rémunérations, avantages divers…). Mais seuls les responsables du recrutement ont accès à ces dernières informations. » Résultat de l'opération : la productivité du service recrutement a augmenté de 35 %. Et un patron de division peut embaucher aujourd'hui l'ingénieur idoine en quelques jours.