Au rayon des activités fastidieuses et sans la moindre valeur ajoutée, la gestion des notes de frais figure en tête de gondole. Chez Kelly Services Intérim France, le traitement comptable et RH de ces formulaires employait, jusqu'à récemment, deux employés du siège quasiment à temps plein. Un ratio peu satisfaisant pour une entreprise dont 200 salariés environ – chefs d'agence et commerciaux, pour l'essentiel – sont appelés à se déplacer. « Le procédé était totalement manuel, avec des tas de justificatifs à vérifier puis à comptabiliser. On contrôlait le moindre ticket de parking », explique Guy Augustin, directeur administratif et financier et directeur des systèmes d'informations. Défaut supplémentaire : la lenteur de la remontée des informations, depuis les 75 agences réparties dans tout l'Hexagone.

En quête permanente de gains de productivité, l'entreprise de travail temporaire a donc décidé, en fin d'année dernière, d'automatiser l'activité, en optant pour le logiciel Ulysse/Travel & Expenses, développé par l'éditeur Etap On Line. Depuis novembre dernier, les collaborateurs, qui disposent d'un numéro d'identifiant, se connectent au site Web de l'éditeur pour saisir leurs notes de frais. Une opération rapide, dans la mesure où certaines cases sont déjà préremplies, telles que le taux d'indemnités kilométriques, les plafonds de remboursement ou la récupération de la TVA.

Une fois validé par le supérieur hiérarchique – qui reçoit un e-mail l'informant qu'une note l'attend sur le site Internet  –, le document électronique est automatiquement traité par le logiciel de comptabilité, puis par celui de la paie. Le tout sans la moindre intervention humaine. « On a gagné en rapidité et en souplesse », se félicite Guy Augustin. Reste, quand même, le contrôle manuel des dépenses, qui s'effectue aujourd'hui par sondage tournant. Sur les 200 enveloppes de justificatifs envoyées chaque mois, le siège en contrôle une vingtaine.

Autre avantage du système loué par le DAF : les possibilités de reporting. Quelques clics de souris suffisent dorénavant pour évaluer les frais engagés par poste (restauration, hôtellerie, taxi, etc.) ou par catégorie de salariés. De quoi mettre en place très rapidement des mesures correctives, si cela s'avérait nécessaire.