En décembre 2015, les institutions européennes se sont entendues pour adopter un nouveau règlement sur les données personnelles. Ce texte, qui devrait être mis en œuvre par les différents États membres d’ici à 2018, renforce la protection des citoyens quant à la collecte et à l’analyse de leurs données. Les entreprises sont concernées à double titre, pour leurs clients et pour leurs salariés.

Dans le cadre de cette nouvelle législation, les entreprises vont notamment devoir être beaucoup plus rigoureuses dans le traitement des données récupérées. Par exemple par les dispositifs de vidéosurveillance, les badgeuses à l’entrée des sites ou lors des votes électroniques. Parmi les nouveautés figure également le droit à l’oubli, qui permet au citoyen de demander à supprimer des informations en ligne le concernant qui ne seraient pas ou plus pertinentes.

Des changements que les DRH doivent prendre en main, alors qu’aujourd’hui l’étude du nouveau règlement européen et ses déclinaisons opérationnelles restent surtout du ressort de leurs collègues des directions juridique et informatique.

De fait, certaines données qu’ils possèdent sont particulièrement sensibles. Il en va ainsi des coordonnées des dirigeants, de tout ce qui touche aux rémunérations et plus encore des informations portant sur l’état de santé des salariés. « Le rôle des services RH va être important dans l’application du règlement. Ils doivent vérifier comment sont traitées les données RH, s’assurer qu’il y a bien eu des déclarations à la Cnil pour les fichiers. Il est indispensable de faire un état des lieux de la conformité », assure l’avocate Garance Mathias.

Pour le collaborateur sur le départ, l’entreprise va devoir aménager ses pratiques tout en respectant la législation locale : « Légalement, l’entreprise est obligée de conserver certains documents, cela ne change pas. En revanche, elle devra effacer toutes les données de la messagerie du salarié et surtout mettre en place le droit à la portabilité des documents. Le salarié partira avec ses bulletins de paie, ses évaluations, les formations qu’il a suivies… », explique Garance Mathias.

Des processus assez complexes qui vont sans doute accélérer la dématérialisation des documents RH. Mais que les entreprises ne peuvent ignorer, sous peine de sanctions très lourdes : jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial en cas de mauvaise utilisation de ces données numériques.