L’arrivée massive des technologies numériques dans les entreprises a amené ces dernières à réfléchir à l’utilisation qui en est faite pendant et hors le temps professionnel. Si certaines organisations préfèrent encore adopter des méthodes coercitives, comme interdire aux collaborateurs de se connecter aux réseaux sociaux lorsqu’ils sont au travail, la plupart ont choisi de laisser une grande latitude aux salariés tout en encadrant les pratiques. Via, généralement, l’élaboration d’une charte informatique définissant les droits et devoirs de chacun – employeur et employés – en matière d’utilisation du système d’information et des outils associés. « Il est indispensable d’avoir une charte, car les conséquences de l’utilisation des outils numériques peuvent être lourdes en termes de droit du travail », approuve l’avocat Éric Caprioli.

Visionnage de sites porno, usage personnel des terminaux professionnels, envoi intempestif de mails pendant les congés ou les week-ends… Les dérives potentielles, de tous ordres, doivent être traitées par la charte, « qui doit être annexée au règlement intérieur, voire en faire partie ». « Cela permet de sanctionner en cas de dérive, même si ce document doit d’abord être perçu comme un outil pour sensibiliser à la sécurité », justifie Éric Caprioli.

L’élaboration de la charte doit idéalement se faire au sein d’un groupe de travail réunissant la DRH, la direction juridique, le correspondant informatique et libertés (ou le délégué à la protection des données) et le responsable de la sécurité des systèmes d’information. « La DRH est indispensable car c’est elle qui va présenter et faire approuver la charte aux instances représentatives du personnel », rappelle l’avocat.

En effet, pas de charte si les IRP, et surtout le CHSCT, n’ont pas été consultés. Logique, puisque l’utilisation des nouvelles technologies peut avoir des conséquences sur la santé des salariés. Un travail qui peut s’avérer très lourd quand l’entreprise dispose de nombreux CHSCT. Mais aussi très long, voire très onéreux en cas de recours à des cabinets d’expertise. De plus, une fois la charte mise en place, impossible de s’en désintéresser. Trop souvent négligée, car également laborieuse à réaliser, sa mise à jour s’avère indispensable pour suivre l’évolution des usages et des outils.