Soixante-dix-neuf pour cent des DRH ont envie de recommander à leur entreprise une solution d'envoi au format électronique, mais 63 % d'entre eux expriment la crainte d'un refus des salariés. De plus, 61 % des DRH sont convaincus qu'une solution électronique garantit une plus grande sécurité de l'archivage des bulletins de paie, alors que seulement 30 % des salariés partagent ce sentiment. Toutefois, si leur entreprise le leur proposait, 48 % des salariés affirment qu'ils accepteraient de faire conserver leurs bulletins dans un coffre-fort électronique ; 23 % ne savent pas ce qu'ils feraient, et 29 % s'y opposeraient. Et 59 % des salariés seraient intéressés par la possibilité de recevoir et d'archiver d'autres documents dans le même coffre-fort. Ce sont quelques enseignements de l'étude* de La Poste/Entreprise & Carrières/Solutions RH réalisée par la société d'études OpinionWay en février.

« Aujourd'hui, il y a incontestablement une acculturation des DRH et des salariés à l'usage d'Internet, notamment pour traiter de questions administratives diverses, observe Denis Pingaud, vice-président exécutif d'OpinionWay. Mais, lorsque l'on aborde le sujet de la feuille de paie, on remarque un décalage de perception entre les responsables RH et les salariés. Ces derniers sont globalement favorables au fait de pouvoir utiliser un coffre-fort électronique pour diffuser et archiver des documents administratifs, mais, s'agissant des fiches de paie, ils sont encore réticents. » En effet, 59 % préfèrent s'occuper eux-mêmes de leur archivage, et 42 % craignent que des personnes non autorisées accèdent plus facilement à ces informations confidentielles.

Comment vaincre ces réticences ? « Tout dépend de la nature de la solution proposée, poursuit Denis Pingaud. Si l'entreprise est à l'origine de la proposition, il y aura probablement une résistance plus forte des salariés, mais si une entreprise extérieure et indépendante telle que La Poste intervient, la réaction peut être plus favorable. » Selon les DRH, les avantages qui motiveraient les salariés à accepter la dématérialisation sont d'abord, la crainte de perdre leurs bulletins dans un sinistre (37 %) ; puis le gain de temps par rapport au classement papier (34 %) ; et la réduction des coûts administratifs pour l'entreprise (31 %). Les salariés, eux, citent en premier lieu (44 %) la réduction de l'impact environnemental de l'activité de leur entreprise ; le gain d'espace à leur domicile (41 %) ; la crainte également de perdre leurs documents (36 %).