La partie n'est pas encore tout à fait gagnée, mais elle est bien entamée. Chez le spécialiste du jeu virtuel Ubisoft, le bulletin de paie électronique, proposé en septembre dernier à un panel d'une centaine de salariés, a recueilli un taux d'adhésion de 70 %. Ce score record accélère le déploiement de la dématérialisation chez Ubisoft : dès le début de l'année prochaine, s'il le souhaite, chacun des 1 300 collaborateurs du groupe en France recevra et archivera ses bulletins numériques dans un coffre-fort en ligne, espace personnel sécurisé. Un succès que Manuel Henry, responsable administratif et social, explique par l'ergonomie et la simplicité d'utilisation de la solution : « Pour consulter ses fiches de paye, il suffit d'un identifiant et d'un mot de passe. Les salariés accèdent à leurs informations à partir de n'importe quel ordinateur relié à Internet. » Cet atout, combiné à l'avance technologique du produit, « le plus adapté aux besoins et le plus abouti du marché », a motivé le choix de la solution proposée par l'éditeur parisien Novapost.

« Un service assez simple à mettre en oeuvre », témoigne le pilote du projet, satisfait, notamment, de l'accompagnement de Novapost en termes de communication. Afin de rassurer les collaborateurs hésitants, le prestataire propose un argumentaire huilé : « Nous expliquons que cette technologie sécurise la conservation des données tout en permettant, au besoin, d'imprimer les documents. Cela rassure, par exemple, ceux qui, en vue d'un achat immobilier, se demandent quels justificatifs de salaire ils pourront produire », note Manuel Henry. Autre incitation à franchir le pas : dès le début de l'opération, chaque coffre-fort virtuel contient l'historique d'une année de fiches de paie.

A la fin du déploiement, le responsable espère voir, ainsi, 70 % de ses collègues adopter le bulletin dématérialisé. Selon lui, les réticences liées à l'attachement au format papier, les interrogations sur la sécurisation des données et la pérennité des sociétés prestataires rendent illusoire le ralliement de la totalité du personnel au service. Avec une adhésion de près des deux tiers de ses salariés, Ubisoft devrait cependant largement atteindre son objectif premier : réduire au maximum l'utilisation de consommables : papier, encre... Cette démarche éco-responsable s'inscrit, d'ailleurs, dans le cadre de la politique de développement durable du groupe.

Mais, au-delà de ces motivations écologiques, l'entreprise poursuit aussi des visées économiques : faire baisser de moitié le coût unitaire du bulletin (2 euros). « Nous prenons en charge la location des coffres-forts électroniques salariés et employeur. De ce fait, jusqu'à présent, l'avantage financier de la solution reste assez faible », reconnaît Manuel Henry. Lequel ne doute pas que l'inscription massive des salariés permettra de passer au niveau 2 de la dématérialisation : la numérisation massive des documents RH administratifs et leur archivage dans le coffre-fort employeur.