Vu la palette d'activités et de secteurs couverts par le groupement des Mousquetaires (Intermarché, Bricomarché, Vêti, Netto....), Fordis, l'organisme de formation du groupement, créé en 1972, est en relation avec quinze Opca qui, chacun, gère des parties des obligations légales des différentes filiales du groupement. Composé de 200 personnes, dont 110 formateurs, Fordis dispose d'un catalogue de 1 800 formations (alimentaire, non alimentaire, comptabilité, système d'encaissement, paye...) ; et, chaque année, il organise 25 000 sessions de formation, dispensées à 70 000 stagiaires du groupement.

Problème : avec les réformes de la formation intervenues en 2004, la solution de gestion des relations avec les Opca utilisée par Fordis n'était plus satisfaisante. Afin de choisir une formule mieux adaptée à la nouvelle législation (périodes, DIF...), une équipe composée d'un représentant de chaque service a été constituée, fin 2004, pour définir les fonctionnalités prérequises du logiciel, rédiger le cahier des charges, examiner les propositions et définir la solution la plus performante. Trois critères majeurs ont été mis en avant : multifinancement des formations ; financement multi-Opca ; système décentralisé, accessible par intranet pour les sites régionaux.

« Nous avons finalement porté notre choix sur la solution Simplicit-e de Cap RH, explique Stéphane Guyot, responsable de la mise en place de cet outil. Opérationnelle depuis janvier 2008, cette solution a permis de rationaliser les procédures, pour une réelle optimisation de la gestion de la formation. Auparavant, un grand nombre d'informations n'étaient pas obligatoirement demandées pour la mise en place de sessions. La mise en oeuvre de Simplicit-e a permis des normaliser les processus et, ainsi, de centraliser l'information pour le contrôle des prérequis, une régularité optimale vis-à-vis des Opca, la simplification des processus et une gestion simple et efficace des financements. »

« De plus, les statistiques produites permettent un gain de temps significatif dans la déclaration du budget de chaque entité, la génération rapide et fiable de bilans pédagogiques et l'orientation de l'offre de formation : Simplicit-e met en lumière la fréquentation des formations, les demandes des stagiaires... Au final, la mise en oeuvre de cet outil nous a permis d'avoir une administration simplifiée et rigoureuse de la formation. Si nous craignions une résistance au changement, l'ergonomie et la facilité d'utilisation de la solution ont séduit le personnel concerné, qui l'a très vite adoptée », assure Stéphane Guyot.