Comment, tout à la fois, améliorer la fiabilité des données relatives à la paie et à la gestion du personnel, alléger le travail administratif des collaborateurs RH, et leur permettre de se recentrer sur leur coeur de métier ? En se saisissant des opportunités collaboratives offertes par le web pour tous les actes de gestion administrative. Manpower a donc décidé de mettre en place un nouveau système informatique. La solution progicielle GXP d'ADP, qui assure la paie et l'administration du personnel depuis près de vingt ans, est conservée, mais sa maintenance est désormais assurée en direct par le prestataire informatique.

Après cette migration réussie en décembre 2007, Manpower s'est attaqué au coeur du projet : la création d'un portail de services RH. Tous les processus RH sont concernés : gestion des demandes d'absence et de congés, des documents administratifs, de la formation, des emplois et des compétences, et des campagnes de rémunération. « L'objectif est d'améliorer nos processus de management et de développer le partage des connaissances de l'entreprise en ayant un accès à l'information en temps réel, indique Jean-François Tousche, directeur de la rémunération et de l'administration du personnel de Manpower. A l'avenir, nos experts RH auront davantage de temps à consacrer au développement des compétences qu'aux processus administratifs. Ils seront plus près du terrain, davantage en proximité des managers. »

Le portail dédié aux experts RH de l'entreprise est en service depuis la mi-juin. Il propose de nombreuses tâches automatisées, avec une logique d'intégration de l'information. Exemple : l'édition d'un contrat de travail. « Auparavant, l'expert RH devait choisir lui-même le contrat de travail adéquat et assembler les clauses. L'entreprise s'exposait, ainsi, à un certain risque d'erreur », se rappelle Jean-François Tousche. Aujourd'hui, il suffit d'entrer quelques informations clés pour que le système informatique crée le document, choisi dans une bibliothèque de contrats. Il ne reste plus, alors, qu'à l'envoyer au futur collaborateur. En parallèle, les éléments saisis sont automatiquement récupérés par le système qui gère les paies.

Tout prochainement, les managers disposeront également de leur propre version du portail. Il leur permettra, notamment, de gérer la planification des congés de leur équipe, les inscriptions en formation, et de valider les demandes d'absence. Enfin, un accès sera réservé aux collaborateurs. « Par exemple, auparavant, pour obtenir une attestation de présence, un salarié devait faire une demande par téléphone auprès de la DRH. Un collaborateur du service concerné la tapait, puis l'envoyait. Dans peu de temps, le salarié l'obtiendra en un clic sur le portail », se réjouit Jean-François Tousche.

Manpower reste discret sur le coût de son nouveau système, « stable par rapport au coût de la solution paie que nous utilisions jusqu'alors », assure le directeur de la rémunération et de l'administration du personnel.