«Rh@psodie» pour la Culture, «Chorus» à la Délégation générale pour l'armement, «Concerto» dans l'armée de terre (voir Entreprise & Carrières n° 836) et «H@rmonie» à la Justice : les SIRH ministériels font leur gamme. Marie-Dominique Soumet, directrice des SIRH au ministère de la Justice donne le la : « L'application RH que nous utilisons actuellement date de 1986... Plus tout à fait au goût du jour », reconnaît-elle. L'outil ne concerne d'ailleurs que les personnels titulaires. D'autres systèmes épars gèrent les contractuels, les magistrats ou les temps de travail des surveillants de prison. Avec «H@rmonie», il s'agit donc de mettre en place un SIRH commun capable de gérer des collaborateurs aux métiers variés, des magistrats aux surveillants pénitentiaires en passant par les greffiers. Pas moins de 72 000 agents répartis dans quatre directions. Le projet devrait aussi « moderniser et fiabiliser la gestion des RH tout en unifiant les pratiques de 2 500 gestionnaires RH ».

L'outil, qui permettra une gestion en temps réel, devrait par ailleurs permettre de délocaliser au niveau régional ou local la gestion des congés et des absences ou le recrutement d'agents contractuels. Autre objectif : automatiser certaines tâches très répétitives, conséquentes en termes de volume : arrêtés de reclassement, mutations, affectations...

Ces ambitions se doublent d'un enjeu stratégique pour le ministère. Le système va faciliter la gestion des RH dans le cadre de la Lolf (Loi organique relative aux lois de finances). De cette dernière, découle l'obligation de gérer la masse salariale et les effectifs à l'unité près pour les administrations centrales. « Difficile à réaliser sans outil performant », reconnaît la responsable. Les nouvelles fonctionnalités d'«H@rmonie» devraient aussi permettre de mieux piloter les RH dans le cadre d'une GPEC ou encore de simplifier la gestion de la formation.

Autre problématique commune à tous les ministères : les contraintes budgétaires. « La mise en place d'un SIRH de cette ampleur représente un investissement très lourd », commente la directrice. La Justice s'est ainsi associée en 2004 à la Défense et aux Affaires étrangères afin de mettre en commun les coûts de réalisation et de maintenance de leurs outils.

De concert, ils ont adopté le «noyau interministériel». Copiloté par la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP) et la direction générale de la modernisation de l'État (DGME), celui-ci repose sur des outils informatiques génériques regroupant les fonctions de gestion identiques dans les différents ministères. Ce travail interministériel a présenté de grands avantages aux yeux de Marie-Dominique Soumet : « La mutualisation des expertises et des moyens, l'échange entre les ministères ont été de vrais facteurs de succès du projet. »

La Justice a ainsi participé au choix de la solution, SAP-HR comme socle commun aux trois ministères. L'éditeur a livré la version finale du noyau fin 2006. Il a adapté son logiciel aux contraintes du projet en moins d'un an : « Un calendrier très tendu », remarque Bruno Gonzales, directeur du secteur service public chez SAP France. Lequel souligne l'originalité de la démarche : « Habituellement, nous réalisons des progiciels intégrés où les règles et les processus, c'est-à-dire les enchaînements de tâches, se confondent. Dans ce cas précis, les mécanismes de gestion propres à chaque ministère sont élaborés en un deuxième temps. »

Dès fin mars, les équipes de l'intégrateur Capgemini entameront la réalisation proprement dite de ces processus. La société MC2I Conseil intervient, quant à elle, en assistance à la maîtrise d'ouvrage (Amoa). Selon son directeur technique, Bernard Krotin, l'accompagnement consiste, en particulier, à « s'assurer que l'intégrateur ne développe pas d'outils spécifiques et se serve des standards du noyau interministériel SAP. Dans le cas contraire, tous les avantages d'un outil commun seraient perdus. »

Le produit, livré à l'automne prochain, devrait être d'abord testé sur des sites pilotes avant d'être généralisé au cours du premier semestre 2008. Et après ? « L'outil continuera à vivre », assure Marie-Dominique Soumet. D'ailleurs, le trio ministériel planche déjà sur la maintenance des évolutions réglementaires du noyau commun. Prochain temps fort en 2009 : les collaborateurs pourront alors consulter leurs données personnelles, effectuer des demandes de congés ou de formations via un portail dédié. Quant au budget de l'opération, il s'élève à 9,5 millions d'euros dont 6,5 consacrés à l'intégration et 3 à l'Amoa.

> Effectifs : 72 000 agents.

> Budget général : 6,271 milliards d'euros en 2007.

> Nom du SIRH : «H@rmonie».

> Solution : SAP-HR.