Les représentants du personnel (RP) doivent être informés et consultés avant la négociation de l'accord d'entreprise instituant la modulation ainsi que pour fixer son programme. Une fois celle-ci mise en place, ils doivent aussi disposer d'informations écrites et individualisées sur le bilan de la modulation.
Les RP et notamment le CE tiennent leur compétence en matière de durée du travail de différents textes, qu'il s'agisse de l'article L. 432-1 imposant l'information et la consultation sur les questions intéressant, entre autres, l'organisation de l'entreprise et la durée du travail, que de textes plus spécifiques tels que l'article L. 212-8 relatif à la modulation et les articles L. 212-6 et 7 sur l'information du CE (ou DP) sur l'utilisation des heures supplémentaires.
En premier lieu, concomitamment à l'ouverture de la négociation et, au plus tard, avant la signature de l'accord d'entreprise instituant la modulation, le CE doit être consulté (Cass. soc. 5 mai 1998).
En second lieu, pour appliquer la modulation dans l'entreprise, il faut « soumettre pour avis avant sa mise en oeuvre » le programme de la modulation au CE ou, à défaut, aux DP (art. L. 212-8 C. tr.). En effet, si l'accord collectif doit « fixer le programme indicatif de la répartition de la durée du travail », c'est-à-dire au minimum les périodes hautes et basses de la modulation, le programme précis de modulation n'est pas fixé par l'accord collectif mais par l'employeur, selon la périodicité (annuelle, semestrielle, trimestrielle...) fixée par l'accord. Puis il est soumis pour avis au CE (ou DP). Si l'employeur modifie le programme de modulation, la même procédure s'impose.
Enfin, « le chef d'entreprise communique au moins une fois par an au CE ou, à défaut, aux DP, un bilan de l'application de la modulation ». Cette disposition est à mettre en parallèle avec l'article D. 212-23 qui impose la remise aux salariés en fin de période de modulation d'un document indiquant le total des heures de travail effectuées. Sans oublier la compétence du CE (ou des DP) au titre de l'information sur les heures supplémentaires (art. L. 212-6 et 7 C. tr.). La chambre criminelle de la Cour de cassation (15 février 2005, n° 04-84.301) a eu à préciser la portée de ces différentes obligations : l'employeur ne peut se contenter d'une information orale et globale et il doit remettre au CE une information écrite et individualisée par salarié. La généralité de la formule utilisée par la Cour (« en matière de durée du travail, l'information du CE est nécessairement écrite [...] et individualisée ») laisse présager qu'une information précise et individuelle doit être donnée aux RP, quel que soit le mode d'organisation du temps de travail : modulation, jours RTT...
