Si les employeurs ont l'obligation de rembourser aux salariés leurs frais professionnels, ils peuvent aussi verser une somme forfaitaire pour couvrir les dépenses de leurs salariés. Ces derniers n'auront alors pas droit à des remboursements supplémentaires, sauf à prouver que les frais exposés sont d'un montant supérieur au forfait.
C'est en 1998 que la Cour de cassation a posé le principe selon lequel « les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due », sauf à prévoir contractuellement que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de façon forfaitaire et à condition que la rémunération reste au moins égale au Smic (Cass. soc. 25/2/1998).
La pratique condamnée par les tribunaux est celle qui consiste à prévoir dans le contrat que la rémunération versée est exclusive de tout remboursement de frais. Quel que soit le libellé, les salariés doivent être remboursés des frais exposés pour les besoins de leur activité professionnelle.
Si, généralement, les frais sont remboursés par les employeurs sur justificatif, certains préfèrent avoir recours à la pratique du forfait, par simplicité et pour limiter le montant des frais, le forfait incitant les salariés à surveiller leurs dépenses.
Cette pratique est admise à certaines conditions : il faut prévoir contractuellement que le salarié a la charge des frais, moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance et de façon forfaitaire, et il faut, en outre, que la rémunération proprement dite soit au moins égale au Smic ou au minimum conventionnel.
S'il n'est pas exigé que le contrat de travail distingue expressément le montant du salaire et la somme représentative des frais, cette méthode doit néanmoins être privilégiée pour permettre de vérifier que la rémunération du salarié est au moins égale au Smic ou au minimum conventionnel.
La question se pose alors de savoir si la pratique du forfait met l'employeur à l'abri d'une demande de remboursement supplémentaire de frais professionnels. Une réponse négative doit être apportée si l'on se réfère à la jurisprudence relative à la rémunération forfaitaire des heures supplémentaires : cette pratique ne peut être moins avantageuse pour le salarié que l'application du régime des heures supplémentaires (paiement du nombre exact d'heures effectuées).
De la même façon, pour les frais, le forfait ne doit pas être moins avantageux que le remboursement au réel. Il appartient donc au salarié de garder ses justificatifs pour faire valoir sa demande, le cas échéant.
