Formation, recherche, documentation ou édition, l'Institut d'études politiques (IEP) de Paris gère des personnels très divers : enseignants, maîtres de conférence issus d'entreprises, d'universités ou d'administrations, chercheurs,... Autant de cas particuliers qui ne facilitent pas la gestion de la paie et l'administration du personnel. Ces deux domaines sont désormais assurés par les modules correspondants du nouveau SIRH en cours d'installation. Solution choisie en avril 2004, HRMS d'Oracle est déployée sur les 35 sites de l'IEP par la société Arinso, qui assure la maîtrise d'ouvrage. « Avec l'outil sous-dimensionné dont nous disposions auparavant, nous avions du mal à gérer la diversité des statuts, explique Nicolas Catzaras, DRH de Sciences po Paris. Plusieurs bases de données concernaient les mêmes informations : notre fonctionnement pâtissait de l'absence d'outil centralisé. »

Le DRH souhaitait également disposer d'un outil de reporting capable de fournir des données fiables, en particulier pour les partenaires sociaux. Pour lui, le logiciel est aussi l'occasion de mettre en application une réflexion globale sur les processus RH et spécialement la gestion des compétences et la formation : « La mise en oeuvre de l'outil va de pair avec la redéfinition des compétences par rapport aux postes. L'évaluation des salariés se fera via le système. Grâce à un historique fiable, l'outil va améliorer la connaissance des collaborateurs. »

De 1995 à aujourd'hui, cette école est passée de 450 à 650 salariés, sans compter les interventions de plus de 3 000 vacataires par an. Selon Nicolas Catzaras, l'outil devrait bénéficier en tout premier lieu aux managers : « L'augmentation des effectifs modifie les pratiques des responsables. Ils ne sont plus de simples supérieurs hiérarchiques et doivent disposer d'informations afin de mieux gérer leur personnel. »

Suivant le calendrier de déploiement du système, formation, gestion des temps et libre-service seront accessibles via le SIRH d'ici à la fin de l'année. Le libre-service permettra ainsi de gagner du temps en déconcentrant certaines fonctions : « L'outil, convivial, permettra aux responsables et aux salariés de connaître l'état des validations, notamment pour les congés et les formations. »

Pour mener à bien ce projet, Nicolas Catzaras insiste sur la nécessité d'une mobilisation en interne : « Nous avons recueilli les besoins de tous les services. A la DRH, deux salariés sur une équipe de quinze personnes ont été mobilisés pendant plusieurs mois. » Le budget, « non négligeable » (qu'Oracle et l'IEP n'ont pas souhaité communiquer), « est à la hauteur des retombées attendues vis-à-vis des collaborateurs ».