Près de 120 000 candidatures par an pour 2 000 postes pourvus. Telle est la réalité du recrutement chez Thales, un groupe de 61 500 collaborateurs rayonnant sur 50 pays. Le staffing y est donc une priorité cruciale. L'enjeu pour la DRH ? Pourvoir rapidement les postes ouverts dans ses divisions pour des programmes et des projets très variables sur la durée et faire face à des problèmes ponctuels de sous et sureffectifs. Un vrai casse-tête pour les recruteurs, qui ont trouvé un début de réponse grâce à l'informatique. En amont, Thales avait déjà réfléchi à son mode opératoire consistant à tenir un «forum des opportunités» étayé d'une revue permanente des besoins et d'un reporting.

En 2002, Thales s'est aussi équipé d'un premier outil informatique, utilisé en front office, de bourse interne des emplois, autorisant l'envoi de CV par mail. L'objectif était ambitieux : « 100 % des postes visibles par 100 % des collaborateurs », rappelle Louis-Yves Doucy, directeur des systèmes d'information RH de Thales. Et cet outil, vite limité, a été complété par une solution de e-staffing en back-office. Sur les 12 éditeurs identifiés, l'anglais JobPartners emporte le marché. Lancé en juin 2004, son logiciel ActiveRecruiter est mis en production quatre mois plus tard sur un périmètre de 14 000 salariés en France. L'équipe projet est volontairement composée de personnes de terrain. Concrètement, un candidat dépose toujours son CV via la bourse des emplois en passant soit par Internet, soit par l'intranet (avec un code d'accès s'il est salarié de Thales). Le dossier ainsi créé transite vers ActiveRecruiter, qui génère des tableaux de bord pour les recruteurs. Lesquels peuvent aussi saisir leurs demandes de poste. Selon Thales, l'impact de l'outil sur les équipes RH est positif. Les offres publiées en ligne ont ainsi été multipliées par deux.

Quelques règles complètent le dispositif : l'outil est obligatoire et le recruteur dispose de quinze jours pour étudier le profil. Passé ce délai, et à défaut d'une décision, le CV est reversé dans le vivier central. « Nous évitons ainsi que des candidatures soient mises de côté par tel ou tel service », explique Louis-Yves Doucy.

En janvier, l'application, hébergée chez JobPartners en mode externalisé (ASP), sera rapatriée chez Thales. La finalisation du projet est prévue pour avril 2005. L'outil couvrira alors les 32 000 salariés français du groupe et pourrait, à terme, être déployé à l'international. Cette application est entourée d'un socle de GRH basé sur l'outil PGIP Net et sur un progiciel PeopleSoft dédié à la gestion des cadres dirigeants. Avec 50 utilisateurs réguliers dans les services RH (à terme, 100), ce projet a nécessité un investissement total d'environ 367 000 euros.