«Au lancement de la refonte de notre SIRH, en septembre 2000, notre progiciel de paie et de gestion des temps (GT) n'offrait aucune possibilité d'évolution et arrivait en fin de course, explique Pierre Lambert, directeur du projet utilisateur chez Kiabi. Par ailleurs, chacun de nos magasins disposait d'outils spécifiques de GT, auxquels s'ajoutaient ceux de la paie et de la logistique : la multiplication de bases de données et de logiciels différents générait des incohérences. »

Chez Kiabi (6 000 salariés), la gestion du personnel, des temps de travail ainsi que la planification sont décentralisées à l'échelle des cent magasins hexagonaux. Par ailleurs, les horaires des conseillères de vente sont saisonnalisés. Pour répondre à ces particularités, le groupe opte, en 2001, pour la solution HR Access d'IBM : « A partir d'une base de données unique et centralisée, l'outil est capable d'assurer la gestion du recrutement, de la paie, de la formation, des carrières et des compétences... Autre avantage, l'éditeur et l'intégrateur du progiciel ne font qu'un. » Seule exception : l'élaboration des plannings hebdomadaires collectifs et individuels des magasins est confiée à Horoquartz et son outil de planification par contraintes Manatom.

Lancé il y a un an, le déploiement des systèmes de gestion de la paie et des temps est, aujourd'hui, achevé dans les cent points de vente du groupe en France, ainsi qu'au siège de Hem (59). Grâce à l'intranet en self service, 1 000 salariés peuvent bénéficier de nouveaux services : offres d'emploi internes ou accès à leur propre fiche signalétique, qu'ils pourront bientôt mettre à jour eux-mêmes.

L'outil gère également les absences et les congés : les salariés y saisissent leurs demandes. L'outil d'administration du responsable hiérarchique communique avec le système de paie et le met à jour automatiquement. En cas d'absence de réponse, une alerte hebdomadaire prévient le manager par mail que des demandes restent à traiter. Ce système allège également le service paie de la saisie des feuilles de congés.

En amont, des collaborateurs, détachés à plein temps de leur magasin, ont participé aux travaux de l'équipe projet. Cette démarche, associée à une politique de formation à l'outil - 400 utilisateurs formés ont initié leurs collègues - a certainement contribué à son appropriation par les salariés. Dès la rentrée, la gestion des formations sera accessible à l'ensemble des responsables de magasins.

En 2004, le SIRH entrera en phase de déploiement dans les filiales espagnole et italienne du groupe. Son coût total s'élève à 2 millions d'euros. Un investissement justifié aux yeux de Pierre Lambert : « Le produit fonctionne bien, et nous disposons d'un système fiable de données centralisées. »