Le groupe californien Dropbox a opté pour le 100 % télétravail. Avec de nouvelles règles du jeu. Au programme : horaires de disponibilité restreints, réunions limitées à l’essentiel et « comités d’ambiance ».
Quand Jennifer Spriggs, senior designer du groupe Dropbox, sent qu’elle a passé trop de temps devant son ordinateur, elle s’en va faire un tour dans son quartier pour regarder les jardins de ses voisins – avec la bénédiction de Dropbox. L’éditeur de logiciels, connu pour la centralisation des fichiers et les contenus cloud pour ses clients, suit en effet de près la santé physique et mentale de ses troupes.
Dropbox a lancé à l’automne 2020 l’expérience Virtual First (Virtuel d’abord). Plus de 2 500 salariés ont été définitivement renvoyés chez eux. L’épidémie de Covid-19 avait bien sûr déjà ouvert la voie, en précipitant dans différentes régions du monde la fermeture temporaire des bureaux. Mais à la fin de l’année 2020, la direction de Dropbox a décidé d’aller plus loin, en faisant du travail à distance un outil permanent. Les parents de jeunes enfants, reconvertis en éducateurs, ont apprécié… Mais ces nouvelles facilités ont amené avec elles d’autres défis. Car nombre de télétravailleurs s’exposent au stress, à la fatigue, à l’épuisement. Selon un récent sondage de l’association patronale Conference Board, les trois quarts des 1 800 salariés interrogés s’inquiètent de leur bien-être au travail et du risque de burn-out qui les guette. Ils sont extrêmement sollicités sur Zoom ou Microsoft Teams et ne savent plus quand s’arrêter.
La direction de Dropbox l’a bien compris. Et a mis en place des règles du jeu pour tous, redonnant à chacun plus de contrôle sur le lieu et les périodes de travail. C’est ainsi qu’est apparu le système « asynchrone par défaut » pour limiter la réunionite. Les employés chez eux, privés de machine à café et de cafétéria, avaient vite remplacé les rencontres d’avant par une succession épuisante de Zooms. Dropbox conseille donc de s’arrêter un instant et de voir si un mail ou un échange de documents pourrait suffire. Les réunions virtuelles sont réservées aux « 3D » : quand il faut prendre une « décision », « discuter » ou « débattre ». Et même lorsque la rencontre s’avère nécessaire, on la fera la plus courte possible, en envoyant des documents à l’avance, et en réduisant si possible le nombre d’invités à sept. En outre, une personne est chargée d’animer la séance et d’éviter les dérives sur d’autres sujets.
Ces réunions se tiennent durant « les heures essentielles de collaboration ». Le salarié chez lui n’est pas disponible à tout instant. On lui demande simplement d’être joignable durant une certaine plage horaire. Chaque région du monde a sa propre horloge. En zone Pacifique pour les Américains, ce sera de 9 heures du matin à 13 heures. Au Japon il faut compter 9 heures de plus. En Europe, la référence est l’heure de Greenwich, de 10 heures à 12 heures et de 16 heures à 18 heures. À Tel-Aviv, les collaborations sont programmées du dimanche au jeudi, heure de Greenwich plus 2 heures… pour ne pas empiéter sur les temps religieux du shabbat.
C’est lors de ces moments communs qu’on organise une discussion avec un collègue ou une réunion à plusieurs. Mais si l’équipe internationale s’est entendue sur un mauvais créneau pour l’un des membres d’une équipe, ce dernier peut refuser de participer.
Le salarié contrôle mieux son emploi du temps. Il peut s’arrêter à certains moments, reprendre plus tard. Et nul ne lui en tiendra rigueur, tant que ses objectifs sont atteints. Jeff French, designer de San Francisco, se félicite ainsi de pouvoir emmener son fils au football dans l’après-midi, « sans perturber son travail ». Drew Houston, cofondateur de Dropbox, l’assure dans un podcast Bits and Pretzels : « Être disponible 24 heures sur 24 pendant 7 jours n’est pas seulement inefficace, cela contribue à une épidémie de burn-out. »
La nouvelle organisation, espère-t-on dans l’entreprise californienne, devrait aider au bien-être de chacun. Même s’il reste toujours des nostalgiques d’avant l’époque de la Covid-19, quand des chefs étoilés préparaient de savoureux plats pour les salariés au bureau…
Il y a également eu des suppressions d’emplois l’an dernier, qui ont laissé des cicatrices et rendu encore plus nécessaire un renforcement de la culture maison. C’est justement le rôle des « comités d’ambiance », animés par des volontaires. L’ingénieur Ross Comer, ambassadeur de la région nord-ouest aux États-Unis, demande ainsi régulièrement à quelques salariés de parler d’eux sur Slack. Un bon moyen pour « se trouver des points communs et construire des liens », dit-il.
