Signe des temps, les logiciels d’onboarding se multiplient. Mais la révolution numérique dans les entreprises, si elle a bien une part dans un phénomène qui couvre désormais tout le cycle de vie d’un collaborateur, n’est pas la seule explication. « C’est d’abord le secteur du recrutement qui a fait l’objet de cette tendance de fond, car c’est le plus concurrentiel, analyse Julien Bordin, consultant SIRH chez Talentia Software. Puis, avec le recul, les RH se sont aperçues que recruter c’est bien, mais garder les talents, c’est encore mieux. Or selon certaines études, un recrutement sur deux échoue principalement en raison d’une mauvaise intégration. » Par ailleurs, poursuit ce spécialiste, « les DRH sont de plus en plus friands d’indicateurs. Dans leur domaine, souvent fait de données qualitatives, les données quantitatives comme celles que peuvent procurer les logiciels sont peu nombreuses ». Ces outils, et en particulier ceux de l’offre de Talentia Software, englobent tous les aspects du cycle de vie du collaborateur dans l’entreprise : du recrutement à la formation en passant par l’évolution de carrière et les révisions salariales, sans oublier bien entendu l’onboarding et, de plus en plus, le preboarding, afin de gérer cette période particulière, entre les processus de sélection et d’intégration, pendant laquelle le futur salarié n’est plus candidat. Ils permettent aux RH, voire à la direction générale, d’analyser le fonctionnement de cette partie vitale de l’organisation, et les coûts qui y sont associés. Le but, évidemment, étant de faire diminuer ces coûts autant que faire se peut…

« Nos logiciels permettent entre autres d’étudier la pertinence et la qualité de la source des candidatures, ou de remonter, comme c’est souvent le cas en France, à l’origine de la “faute” en cas d’erreur de casting, par exemple », explique Julien Bordin. « En fait, les outils sont tellement complets aujourd’hui que la seule limite, c’est la créativité des RH dans ce domaine. Ils peuvent vraiment utiliser l’outil à des fins d’avantages concurrentiels », ajoute-t-il, pour conclure toutefois avec une mise en garde : « Nous proposons déjà de multiples usages, alors une équipe RH qui voudrait trop “customiser” le logiciel risque de créer une usine à gaz avec in fine des usages contre-productifs pour les utilisateurs finaux. »

Reste que les outils ne sont que ce qu’ils sont, des instruments visant à servir une cause plus grande, celle du développement du collaborateur et de l’organisation elle-même. Cela dit, si l’adoption de ces logiciels doit forcément s’inscrire dans une politique RH déjà volontariste en ce qui concerne le recrutement des bonnes personnes, la rétention des talents et la satisfaction des collaborateurs, il n’empêche que les logiciels jouent aussi un rôle dans ce domaine. « Ils favorisent une prise de conscience plus forte des enjeux », estime Julien Bordin. Mieux, ils revêtent un aspect collaboratif porteur pour l’entreprise dans son ensemble. De fait, aujourd’hui, au sein d’une organisation, de nombreux services sont embarqués pour un recrutement réussi. Cela va des RH, évidemment, au service informatique, en passant par le management et des services spécialisés, garantissant la sécurité et la conformité des informations du fait, par exemple, du RGPD. Souples, certains logiciels d’onboarding permettent des niveaux d’accès à l’information en fonction des responsabilités de chacun. En outre, en faisant du “push”, autrement dit, en envoyant des e-mails de rappel aux nouveaux venus sur leur future visite médicale, par exemple, il incite les collaborateurs et managers à agir et à se prendre en main. Une façon supplémentaire d’aller dans le sens d’un onboarding réussi.