Comment sont vécues les réunions en entreprise au Royaume-Uni, aux États-Unis, en Allemagne, en France et aux Émirats arabes unis ? C’est le sujet de l’étude dévoilée par Barco, spécialiste des technologies de visualisation numérique, qui s’appuie sur le témoignage de 2 250 cadres.

Les résultats soulignent des problèmes qui expliquent le faible engagement en réunion et les sources de distraction, voire l’irritation des professionnels du monde entier. Des facteurs simples tels que les questions techniques, la présence de nourriture, la disposition de la salle ou la nature des contenus présentés peuvent avoir un impact crucial sur l’efficacité d’une réunion.

L’étude met en évidence l’ampleur de l’aversion collective pour les réunions, considérées par une majorité de personnes, au mieux, comme mal dirigées, au pire comme complètement inutiles. Près du quart des personnes interrogées ont déclaré préférer se trouver ailleurs plutôt que dans une réunion lorsque celle-ci a lieu, tandis que 39,4 % ont également avoué avoir tendance à somnoler (occasionnellement ou systématiquement). Ce chiffre est encore plus élevé dans certaines régions comme le Royaume-Uni, où près de la moitié (48 %) des répondants confessent s’être carrément endormis.

43 % des personnes interrogées consultent régulièrement leurs e-mails en réunion, avec des différences par secteur (100 % dans les relations publiques contre 50 % seulement chez les designers). Alors que 80 % des répondants français considèrent que l’utilisation d’un smartphone ou ordinateur en réunion est impolie. La technologie et la nourriture sont deux importants facteurs ayant un impact sur l’engagement. Ainsi, 68,8 % des personnes interrogées sont irritées lorsqu’une technologie fonctionne mal en réunion et un tiers estiment que leur engagement en est affecté. Or, pour 48,5 % des répondants français, des problèmes techniques surviennent régulièrement.

26,2 % des répondants français confessent participer à des réunions uniquement pour accéder à la nourriture gratuite. Au Royaume-Uni, c’est plus de la moitié des personnes interrogées qui l’admettent.

Selon le Dr Peter Collett, psychologue comportemental qui a mené l’expérience : « Alors que de nombreuses études se concentrent sur les qualités de l’orateur pour améliorer l’efficacité des réunions, l’enquête présente un aperçu unique des facteurs qui peuvent échapper à l’attention. Les orateurs doivent s’assurer que la technologie est opérationnelle et que la salle est correctement configurée. Par exemple, le fait de débuter à l’heure et de limiter les interruptions a un impact très positif sur une réunion, tout comme le recours à des contenus multimédias. »

La technologie et l’environnement sont donc deux leviers pour augmenter l’engagement. Lieven Bertier, directeur Stratégie Go to market et Services Meeting Experience chez Barco, souligne : « Une fois qu’une réunion est en cours, on pense souvent que l’engagement de la salle dépend de la qualité de l’orateur ou du sujet traité. Or, le succès d’une réunion est déterminé par de multiples facteurs, tels la qualité des technologies, la disposition de la salle de réunion ou encore… la nourriture. »

1. Définir des objectifs précis (établir un ordre du jour).

2. Choisir les bons participants (et les prévenir assez tôt).

3. Bien sélectionner le lieu (taille de salle, lumière, équipement en bon état…).