Au conseil départemental de l’Aude, il suffit de quelques clics pour chercher une formation par mot-clé sur un catalogue numérique de 6 000 à 7 000 stages, faire une demande et suivre la procédure entièrement dématérialisée de traitement, de validation et d’inscription… Depuis septembre 2015, les agents ont accès, sur l’intranet et l’extranet, à une plateforme web qui gère l’ensemble des procédures, depuis le recueil de leurs vœux jusqu’à l’évaluation, qu’ils font également en ligne.

« On boucle le plan de formation beaucoup plus vite. Tout s’est simplifié et accéléré, souligne Maël Simon, DRH du Département de l’Aude. Au temps où tout se faisait sur papier, les demandes arrivaient trop tard dans l’année et le CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) refusait des inscriptions. » Chacun des 2 450 agents pouvant émettre chaque année trois voeux, deux individuels et un qui s’inscrit dans un projet collectif, le volume à gérer chaque année est très important. En 2016, la collectivité a traité 5 932 demandes de formation et enregistré 3 677 départs en formation pour 1 706 agents.

A l’origine de ce changement, l’achat il y a six ans du logiciel Locus Formation (Sofia Antipolis), choisi pour ses capacités d’adaptation. « Le prestataire était d’accord pour le modifier selon nos besoins, notamment intégrer la réservation de plages horaires pour les formations internes et permettre la dématérialisation des demandes de formation. Il y a aussi une messagerie et un bon outil de statistique », explique Charline Checa, conseillère en formation et référente du logiciel. Coût de l’opération : 120 000 euros pour l’acquisition et l’évolution du logiciel, auxquels s’ajoutent 20 000 euros de maintenance annuelle. Les catalogues de plusieurs organismes de formation, dont celui du CNFPT, sont importés dans la base.

« On a gagné énormément de temps », témoigne la référente du logiciel. Pas seulement à cause de la dématérialisation, mais aussi parce que l’organisation a été simplifiée. Auparavant, les vœux faisaient l’objet d’un long traitement interne et, s’ils étaient validés, devaient être confirmés par les agents. La demande d’inscription aux sessions de formation, avec toutes les questions pratiques à régler, était chronophage. Ces étapes ont été en quelque sorte fusionnées. L’agent saisit lui-même sa demande de formation, qui est accompagnée des éléments nécessaires à l’inscription dans une session qu’il a choisie. Ensuite, l’inscription est automatique au CNFPT dès lors que le stage relève du plan de formation, ce qui représente plus de 60 % des inscriptions.

« Les conseillers en formation ne sont plus envahis par les tâches administratives. Ils ont du temps pour accompagner les agents : construire des parcours de formation, assurer des permanences dans les sites éloignés du siège, aider les cadres à faire monter en compétences leurs équipes », avance Charline Chéca. Le logiciel alerte sur les obligations de formation et les échéances à respecter. Il fournit des statistiques sur les thématiques et l’historique de chaque agent. Il calcule aussi le coût chargé de chaque formation. Une mine de données pour mieux analyser les besoins et gérer les budgets. « Nos budgets formation ont baissé chaque année, indique Charline Checa. Quand on a une demande de formation payante, on cherche un équivalent moins cher. » Quant à l’analyse des évaluations des formations par les agents, elle a permis de repérer les organismes les plus appréciés et de les intégrer aux appels d’offre suivants.

« Le point noir », selon Sylvie Bélogi, élue syndicale FO : « la difficulté d’accès aux ordinateurs pour les nombreux agents des collèges et des centres routiers ». Cependant, 84 % des agents ont ouvert un compte sur le logiciel. Et le volume de formations suivies a augmenté d’année en année, passant 6 027 jours pour 1 301 agents en 2011 à 10 711 jours en 2016 pour 1 706 agents.