SoLocal group, spécialiste de la communication digitale locale, a utilisé une étude d’impact pour un projet majeur de regroupement de ses sept sites d’Ile-de-France dans un siège unique en mai-juin 2016, baptisé CityLights, à Boulogne (92). Environ la moitié des effectifs, soit 2 000 salariés, étaient concernés. « Dans un contexte où l’entreprise accélère sa transformation digitale, l’enjeu était de déterminer comment les lieux de travail allaient pouvoir favoriser cette mutation », indique Pascal Garcia, secrétaire général de l’entreprise.

Dans un accord QVT en cours de signature, des engagements autour de l’anticipation du changement sont d’ailleurs prévus. Dès 2013, SoLocal a visité des grands groupes du digital comme Google ou Facebook, mais aussi des start-up afin de s’inspirer de leurs pratiques. « Nous souhaitions définir des modes d’organisation et de fonctionnement destinés à mieux servir le client mais aussi à favoriser les modes de collaboration transverses entre les salariés », explique Pascal Garcia.

Début 2014, a commencé un processus collaboratif associant différents groupes de salariés, ainsi que les IRP. Des journées types de salariés dans les grands services de l’entreprise ont par exemple été analysées avec un ergonome et un travail d’observation a permis de caractériser quels seraient les aménagements efficaces. « Un groupe de digital natives, environ 30 salariés de moins de 30 ans, ont décrit leur environnement de travail idéal pour demain, en termes de bien-être, de diversité des espaces, et de performance », indique aussi Pascal Garcia.

L’entreprise a également simulé et cartographié les déplacements futurs pour trouver la meilleure façon d’accompagner les salariés, même si la localisation demeurait dans l’Ouest parisien et qu’un gain de 5 minutes a été réalisé.

Grand changement anticipé également, la disparition de bureaux fermés y compris pour les directeurs, 70 % de postes non attribués et la conception d’open spaces de 30 à 40 personnes. Des études acoustiques ont été menées afin de sélectionner les équipements adaptés et une grande variété d’espaces est proposée aux salariés en fonction de leurs activités. Les services eux-mêmes ont composé des règles de vie dans ces nouveaux espaces partagés.

Selon une enquête annuelle interne, les résultats concernant la perception du déménagement et des conditions de travail étaient très positifs, avec des différences par service ou filiale.