La fièvre du numérique monte à la Française des jeux (FDJ). Hyperconnectés, les 2 000 salariés de l’opérateur disposaient déjà d’un réseau social interne. Sur le point d’être équipés de smartphones en remplacement des lignes téléphoniques fixes, ils reçoivent maintenant leurs bulletins de salaire digitalisés dans un coffre-fort électronique.

« L’appel d’offres initial pour choisir notre solution portait sur la dématérialisation de tous les documents RH », précise d’emblée Catherine Chédeville, responsable de la gestion des RH de FDJ, en charge du projet. Le souhait d’intervenir sur l’ensemble des pièces des dossiers administratifs explique d’ailleurs le choix de l’éditeur PeopleDoc : « Au-delà du bulletin de paie, ce prestataire propose une offre globale de dématérialisation dédiée aux ressources humaines », appuie-t-elle. La convivialité de la plate-forme dédiée à la consultation en ligne des documents était un autre critère de sélection : « Son ergonomie intuitive répond à l’esprit des outils que nous proposons par ailleurs à nos collaborateurs. »

Lancée à l’été 2016, la dématérialisation des fiches de paie fait écho à la modernisation du SIRH de l’entreprise. La démarche s’inscrit aussi dans le cadre du plan de transformation digitale de l’entreprise que sa présidente-directrice générale, Stéphane Pallez, a impulsé il y a deux ans.

Bouclé en deux mois, le projet de numérisation des bulletins de salaire a été mené sans complication technique particulière. En novembre dernier, les salariés recevaient leur première fiche de paie électronique dans leur espace de stockage en ligne.

En termes d’adhésion des collaborateurs à ce mode de distribution, FDJ a décroché le jackpot. Quelques mois seulement après la mise en œuvre du dispositif, seuls 5 % d’entre eux ont choisi de conserver la version papier de leur fiche de salaire, 95 % ayant activé leur coffre-fort. Le service apporté aux salariés, « en réponse à un vrai besoin », explique avant tout ce carton plein selon Catherine Chédeville : « La solution autonomise les utilisateurs, qui peuvent autoriser des tiers – banques, bailleurs… – à accéder à leur espace de stockage. »

Le contenu du coffre-fort doit s’étoffer. Les collaborateurs y retrouveront progressivement toutes les pièces administratives digitalisées de leur dossier : certificat de travail, attestations diverses…, déposés directement par les gestionnaires RH. « Nous n’aurons plus à rechercher les versions papier ni à les scanner ou à les envoyer via une messagerie non sécurisée », commente la pilote du projet. À terme, c’est donc l’ensemble du dossier administratif qui devrait passer sous format numérique. « Nous avançons pas à pas, de manière à ce que les changements ne soient pas brutaux pour les collaborateurs », glisse-t-elle. Prochaine étape : la signature électronique des contrats de travail et de leurs avenants, qui sera mise en place d’ici à septembre 2017. Courant 2018, une fois la solution PeopleDoc entièrement déployée, les salariés pourront aussi accéder en self-service à un portail RH.

Le coût de l’opération pour la FDJ ? « Intrinsèquement raisonnable » aux yeux de Catherine Chédeville, il doit être mis en balance avec les gains de temps obtenus sur le moyen terme grâce à la digitalisation. Exemple : grâce au temps libéré par l’automatisation des services RH depuis quelques années, les gestionnaires administrent un nombre croissant de collaborateurs à effectif constant. « À travers les documents dématérialisés directement accessibles dans les coffres-forts, le service administratif et la paie sont déchargés du premier niveau d’information des salariés. Ils peuvent leur consacrer plus de temps afin de résoudre des problématiques complexes. »

Si le retour sur investissement se matérialise d’abord par des services RH à plus forte valeur ajoutée, difficile, dans l’immédiat, de mesurer les bénéfices financiers du projet. La digitalisation à la FDJ : un ticket gagnant, mais à long terme.