La mission d’externalisation de la gestion de la formation menée par Develop’Invest chez Gilead, installé à Boulogne-Billancourt, gagne en profondeur et en largeur, et va très au-delà de la simple gestion administrative.

En amont, désormais, Gilead demande à Develop’Invest d’intervenir sur l’accompagnement de la phase d’arbitrage des choix de formation fait par les managers, d’aider à préciser les choix stratégiques, d’accompagner la construction d’une vision d’ensemble, de renforcer le conseil pédagogique et l’aide au choix des prestataires…

Point d’orgue : l’entreprise lui demande également de venir préciser les besoins, les offres et les arbitrages une fois par an durant une semaine aux membres du comité de direction.

En aval : Gilead a décidé d’intégrer les modules d’évaluation à chaud et à froid (de 60 à 90 jours) proposés par Develop’Invest. Cette évaluation devra permettre de préciser les objectifs de formation des années suivantes, constatera l’application concrète de la formation selon le salarié et son manager, définira des niveaux de référence et un plan d’action si le constat de bilan est inférieur au niveau visé… Le tout sera capitalisé et présenté dans un catalogue lisible par tous les salariés, pour un feedback le plus poussé possible. Au final, se dessine le choix de Gilead d’une intervention très renforcée de Develop’Invest sur l’ensemble du processus de formation et de gestion des compétences.

« En 2013, les effectifs de Gilead ont augmenté de 40 %. Notre souhait était de ne pas compromettre la qualité des services RH, nous avons donc opté pour l’externalisation, explique la DRH Tiphaine Laurent. Et le choix de Develop’Invest s’est imposé de par sa taille « humaine », sa réponse personnalisée et sa focalisation sur la stratégie et non l’administratif. »

Au bout de quatre ans, le bilan était jugé comme bon par la DRH : diagnostic préalable très éclairant, gain de temps, augmentation du nombre de formations et du taux de départ, relations fluidifiées avec Opca Defi… L’usage de la centrale d’achats de Develop’Invest auprès des organismes de formation a également été une importante source d’économie, même si son usage n’est pas obligatoire, et selon la DRH elle compense une partie des frais de gestion et d’externalisation.

« Mais nous avons décidé l’élargissement de la mission d’externalisation, poursuit la DRH, parce qu’externaliser la partie administrative n’est pas suffisant, car on constate qu’il reste encore beaucoup de transactionnel à gérer : avec les prestataires, avec les managers, lors des arbitrages… Et ce transactionnel prend beaucoup de temps. »

Les deux intervenants de Develop’Invest, la chef de projet et la chargé de mission, sont bien identifiées par les salariés et les managers, pour lesquelles elles ont organisé déjà de nombreuses réunions sur le CPF, les compétences… Elles assureront désormais un lien direct avec eux, et travailleront en amont avec les managers pour construire les solutions d’avenir et leur accompagnement. La DRH recevra un reporting bimensuel.

Bien que Gilead soit situé géographiquement près de Paris et que Develop’Invest soit installé à Aix-en-Provence, cela ne pose pas de problème : les intervenants de l’externalisateur viennent en région parisienne pour assister à au moins deux comités par an, pour organiser des réunions auprès des salariés, faire l’arbitrage avec le codir… Sans compter les échanges par e-mail.

En revanche, Tiphaine Laurent insiste sur deux points très importants selon elle dans le processus d’externalisation : « Une externalisation réussie, ça change la vie d’un service RH qui se concentre alors sur l’essentiel, constate-t-elle. Mais cela demande, durant la première année, un très fort investissement en temps de la part de l’entreprise, pour transmettre les éléments de compréhension de sa situation : il ne faut surtout pas rater cette étape. Par ailleurs, il faut accepter que, parfois, les interlocuteurs du prestataire d’externalisation changent. Ainsi aujourd’hui, nous sommes assistés par une deuxième chef de projet et une troisième chargée de formation en cinq ans. Non pas par échec des premières, mais parce que Develop’Invest fait aussi progresser ses propres salariés et investit dans leurs compétences. Cela ne doit pas être un point d’inquiétude mais de vigilance à gérer ».

Activité

Laboratoire pharmaceutique.

Effectif

200 salariés.

Dépenses de formation

n. c.