La formation doit être performante ! Et elle doit le prouver ! Le message est devenu très clair. Directions d’entreprise, responsables formation (RF) et même partenaires sociaux locaux ou nationaux relaient de plus en plus souvent ce discours. Et dans un certain nombre d’entreprises, notamment de taille moyenne, cette recherche de performance trouve sa solution dans une externalisation de la gestion administrative, des achats et du suivi budgétaire de la formation professionnelle auprès d’un prestataire privé.

C’est ainsi le cas du groupe SNI, filiale immobilière de la Caisse des Dépôts qui a choisi Place de la Formation pour optimiser la gestion de ses formations. « Les exigences de performance de la formation sont de plus en plus fortes et constantes, ce qui nous a conduits à opter pour cette solution », reconnaît Angélique Ramsamy, RF du groupe, qui précise que la formation a non seulement de plus en plus de comptes à rendre à la direction, aux services, aux partenaires sociaux, mais qu’elle doit également mettre en lien et en perspective les apports des actions de formation avec les accords négociés sur le contrat de génération, la pénibilité…

Chez TF1, le pas de l’externalisation a été franchi en mars dernier. Le groupe d’audiovisuel a décidé d’externaliser la gestion de sa formation chez Rhexis, afin de concentrer les forces de son service sur l’ingénierie et le digital. Gilles Pélisson qui a pris les commandes de TF1 en février 2016, a fait passer le message que « la formation doit être performante pour participer à la performance de la société ». Anne-Cécile Bourge, responsable formation et de l’université TF1, et qui a opté pour cette externalisation auprès de Rhexis, espère ainsi, en plus des avantages de gestion, bénéficier d’« un benchmark constant et du conseil sur les possibilités financières et les pédagogies disponibles ».

Au laboratoire pharmaceutique Gilead, on est adepte de l’externalisation depuis déjà 2013, auprès de Develop’Invest.

L’opération est jugée si satisfaisante que la décision vient d’être prise d’une externalisation encore plus poussée, en amont comme en aval, avec d’importantes responsabilités données au prestataire sur la justification des besoins et sur l’évaluation post-formation. « Notre souhait était de ne pas compromettre la qualité des services RH, explique la DRH Tiphaine Laurent. Nous avons donc opté pour l’externalisation, qui nous donne entière satisfaction. »

Selon une étude menée par Rhexis auprès de 200 responsables formation et responsables RH en février et mars derniers (lire l’entretien p. 23), l’externalisation de la gestion apparaît comme une solution pertinente pour un peu moins d’une entreprise répondante sur cinq. Et la tendance serait à la hausse : parmi celles qui ne l’ont pas fait, 31 % jugent que l’externalisation pourrait répondre à leur problématique, soit 5 points de plus qu’en 2016.

Comme l’explique la DRH de Gilead, Tiphaine Laurent, l’externalisation change la vie, mais demande un très gros investissement en temps avec le prestataire pour l’acculturer aux pratiques et habitudes de l’entreprise. Et si par la suite, elle permet de dégager du temps pour travailler sur la stratégie, il ne faut pas oublier d’autres aspects de la question, car l’enjeu de la performance de la formation ne peut se résumer à la seule externalisation de la gestion et d’une partie de la réflexion. En ce sens, les réponses des RF/RH aux autres questions de l’étude Rhexis sont éclairantes.

Premier constat : 45 % des RF/RH interrogés affirment avoir « déjà ressenti les effets dans leurs pratiques d’achat » du nouveau système de labellisation de la qualité (lire l’enquête d’Entreprise & Carrières n° 1321) des organismes de formation mis au point par les financeurs, notamment les Opca, et instauré au 1^er janvier 2017 par la réforme de 2014. C’est un chiffre élevé, pour une réforme effective depuis quelques semaines, et qui se met en place progressivement au premier semestre 2017. Les plus grandes entreprises (plus de 3 000 salariés), se montrent moins affectées (34 %), peut-être parce que leurs politiques de formation dépendent moins des financements Opca. De même, l’industrie et la construction, fortes consommatrices de formations sécurité assorties de titres certifiants, se montrent les plus indifférentes à cette mesure (28 % d’entreprises impactées).

Deuxième constat : 75 % des répondants se disent satisfaits de la qualité globale des relations avec leur Opca, même si 39 % sont insatisfaits des propositions de financement ; que près de la moitié trouve à redire à l’accompagnement et au conseil, et qu’un tiers se plaint de la gestion administrative. Les Opca apparaissent donc comme des partenaires à l’image positive, dont les prestations pourraient s’améliorer. D’ailleurs, 36 % des entreprises envisagent d’effectuer un versement volontaire à leur Opca, contre 35 % en 2016, et 4 RF/RH sur 5 disent vouloir renforcer leur recherche de financement auprès des collecteurs. « Les Opca conservent donc un rôle important », constate Alain Ragot, DG de Rhexis.

Troisième constat : 93 % des RF/RH se disent « assez » ou « très satisfaits » de la capacité des organismes de formation à comprendre leurs besoins et à y apporter des réponses pertinentes. La qualité du suivi administratif est à peine moins plébiscitée (83 %). « Les organismes de formation sont les bons élèves de la classe », assure Rhexis.

Reste un quatrième constat, unanimement ressenti comme un point noir : 77 % des RF/RH jugent négativement la mobilisation des managers sur l’évaluation des effets de la formation. En règle générale, plus l’entreprise est grande, plus le RF/RH porte un regard critique sur l’encadrement. Sur la question de l’évaluation, ils ne sont que 11 % ou 12 % dans les entreprises de plus de 1 000 salariés à saluer la mobilisation des managers ; contre 36 % dans les entreprises de moins de 300 personnes.

Aussi poussée soit l’externalisation de la gestion et d’une partie du pilotage de la formation, l’absence de mobilisation des managers dans l’évaluation viendrait grever ses efforts.