Coup double pour Klépierre. En janvier 2017, cet acteur clé de l’immobilier de centres commerciaux en Europe a introduit à la fois la signature électronique et la dématérialisation des bulletins de paie. Depuis cette date, la signature électronique – en l’occurrence Teams Signature RH de Cegedim SRH – s’applique aux contrats de travail et aux avenants de tous les collaborateurs, y compris les stagiaires et les alternants.

Le processus est simple. La recrue reçoit un courriel avec un lien pour se connecter à la plate-forme de signature puis un mot de passe par SMS. Après l’avoir signé électroniquement, le futur salarié retrouve le document finalisé par retour de mail.

Selon Catherine Tribalat, responsable rémunération et avantages sociaux de Klépierre, la signature électronique a emporté l’adhésion de l’ensemble des intervenants : équipes RH, managers et surtout collaborateurs. « La signature électronique raccourcit considérablement les délais, évite les déplacements, les échanges postaux », note-t-elle. Fini les parapheurs qui s’entassent sur les bureaux, les managers concernés peuvent, de leur côté, signer les contrats à tout moment et en tout lieu depuis leur smartphone ou leur tablette.

Aux yeux de Catherine Tribalat, proposer plus rapidement un contrat de travail peut être un avantage concurrentiel dans la guerre des talents « même si l’effet reste limité, le processus étant déjà très avancé à ce stade ». La signature électronique donne par ailleurs, d’après elle, une image de modernité à l’entreprise. Un « plus » pour la marque employeur. Klépierre envisage d’étendre le dispositif à tous les documents qui nécessitent un accusé de réception des salariés comme la modification du règlement intérieur ou les garanties de prévoyance et de complémentaire santé. Pour l’heure, le projet ne porte que sur la France où le groupe compte 500 collaborateurs. Il pourrait être étendu à l’international, Klépierre comptant au total 1 300 employés présents dans 16 pays. « Il faudra au préalable se pencher sur le cadre réglementaire propre à chaque pays », tempère la responsable.

La dématérialisation du bulletin de paie, accompagnée de la fourniture d’un coffre-fort électronique personnel (Arkevia du même Cegedim SRH), a rencontré également un beau succès avec un taux d’adoption de 85 %. Un plébiscite qui, outre l’effet opt-out de la loi Travail, s’explique aussi, par le profil de l’entreprise. Klépierre évolue dans le monde des services et emploie 60 % de cadres.

Si la moyenne d’âge s’élève à 41 ans, Catherine Tribalat n’a, en revanche, pas constaté d’effet générationnel. « De jeunes recrues rompues au numérique ont décliné la dématérialisation du bulletin, tandis que des salariés appartenant à l’ancienne génération l’ont accueillie avec un réel intérêt. » Le principal motif de refus portait sur le fait de devoir conserver un mot de passe supplémentaire.

Après avoir fait l’objet d’une information aux représentants du personnel, le projet a été présenté aux salariés. Pour emporter l’adhésion des collaborateurs, le département RH a mené une campagne d’information rappelant les bénéfices de la dématérialisation.

À savoir un accès facile et immédiat aux documents, une protection contre leur perte et leur détérioration et la mise à disposition gratuite d’un coffre-fort électronique personnel pendant une durée de 50 ans, même en cas de départ de l’entreprise.

Du côté de Klépierre, la dématérialisation des processus RH, démarche écocitoyenne, s’inscrit dans le cadre de la politique RSE dans laquelle le groupe s’est engagé.

Activité

Spécialiste de l’immobilier de centres commerciaux en Europe continentale.

Effectifs

1 300 employés dans 16 pays.

Chiffre d’affaires 2016

1,3 milliard d’euros.